云盒子企业文档管理系统帮助中小企业信息化转型

      使用企业文档管理系统是中小型企业在信息化转型过程当中,最重要的因素之一。企业文档管理系统让企业自身的数据(或文档)须上升至与固定的、无形的资产同样的高度来重视。云盒子企业文档管理系统的搭建是实现资产化的支撑平台,是企业信息化转型的关键。

 

      目前大部分的中小型企业,对于企业内部文档的管理,大多是松散的、碎片化的,缺乏一套高效的文档管理系统。特别是在文档的传递、流转及共享方面,更多是通过QQ、电子邮件、U盘拷贝等形式来实现的。

 

      而建立一套集中式存储并管理的企业文档管理系统,再结合目前主流的虚拟化技术,可以实现企业员工分部门管理,可将员工信息归纳到系统里边。通过建立文档结构归纳内部所有文件,企业所有的文档、资料、图片都集中储存在一个安全空间,无需在数百封邮件中逐一查找,或来回用QQ、U盘传递文件,也不必担心因人员变动导致信息流失。

 

      在此基础上,配合权限管理机制,更可针对用户、部门、全体用户进行授权,合理有效的对企业内部文档进行管理并保障了文档安全。

 

轻便、高效的企业网盘产品为企业提供便利

     企业网盘类的产品都是在向着轻便、简单易用的方向发展,因此越来越多的企业都在逐步的将自己的文件电子化进而存储在网盘上,从而使企业在文件的日常管控上更加的高效。

     一款优秀的企业网盘类产品,多具备以下的特点:

 

    一、  轻量、快速

    1.  通过技术优化,提高文件的检索、预览等功能的响应速度;

    2.  软件的各项功能均可以快速、方便的切换;

    3.  文件的分享方式多样,设置简单但具备权限管理,可快速分配。

 

     二、  简单、高效

    1.  常用界面清晰、直观、易用,用户的学习成本低,操作简便;

    2.  完整记录用户及文件的相关操作日志、历史版本,查阅简单;

    3.  整体环境的搭建简单,可快速部署,支持多平台客户端。

 

企业网盘的发展趋势-公有云、私有云还是混合云?

      当前,云技术的概念已经越来越普及,越来越多的企业均已经使用企业网盘来处理内部文件的存储与管理。同时,大部分的企业网盘除了基本的文档管理功能之外,多数均满足团队协同工作的需要。

      但是,由于国内企业接触企业网盘领域的时间还比较短,在选择企业网盘的实现方式上还处在摸索阶段,常规的实现方式集中为三种形式:私有云、公有云以及混合云模式。

      私有云(Private Cloud),也可称为内部云或是企业云。这一模式下,利用企业自身的网络基础设施进行环境的搭建与部署。最大的优点是:云环境是部署在企业数据中心的防火墙内,企业的IT人员可以对数据管理、安全保障进行最有效的控制。同时,由于使用的是企业内部局域网络的资源,在企业内部使用过程中,网络速率极快。潜在的缺点则是:私有云更多的是为企业内部服务的云环境,若成员离开了内网环境,若没有很好的网络管理策略,则在外面无法访问及使用云资源。

企业文档管理系统建立的必要性

      企业文档管理系统是信息技术在公司里管理中最典型的应用。传统文档管理模式是由人工去管理的,效率低下,无法适用于当前对文档管理的需求。企业文档管理系统基于网络技术,使办公室对文档的管理工作逐步信息化,从而形成由办公室人员与办公室设备共同构成服务于某种目标的人机文档处理系统,因而可以将跨地区的各个部门紧密连接在一起,从而达到对文档的实时共享,可以最大程度地发挥各级人员的工作效率。

 

      从世界范围来看,推进文档管理的网络化、自动化、电子化,全面信息共享已是大势所趋。21世纪的企业应该能够不断正确地调整自己,企业文档管理系统是一个勇于革新、在革新中能不断矫正方向,并且通过信息化手段将整个企业的流程结构变得越来越精简、灵敏、和反应迅速、决策有力。企业只有适应新技术,才能适应高速变化、高速发展的21世纪信息时代。

 

企业网盘的由来

 

      网盘的出现比云概念要早很多,最初的网盘便是网络硬盘,是由互联网公司推出的在线存储服务,向用户提供文件的存储、访问、备份及共享等文件管理功能,受制于当时网络带宽的影响,可存储的文件类型与容量大小都有很多的限制。随着技术的不断发展,网络带宽的不断提升,存储设备的成本逐步降低,云概念兴起。此时互联网公司利用其后台海量的存储能力和网络能力分给用户使用,这才使网盘变得更为普及,一般的个人用户也可以很方便的使用。

      但企业网盘与个人网盘的区别,正是由于企业用户对网盘的安全性、稳定性等方面有更高要求。而这样的差异化需求,正是产生企业网盘这一分支的重要因素。

      现如今,企业网盘的发展趋势已不再仅是简单的文件的存储,数据同步、团队共享、协同修改也已是越来越多的企业对于网盘的需求。利用其同步、共享、协同的特性,可以方便企业用户通过文件名、关键字等方式快速的检索文件,简化协同工作的难度,提升工作效率。同时,企业网盘还应有完备的权限管理机制,用户仅能在自己的权限范围内查看、编辑与检索相关文件或数据,无法超越权限搜索企业内或其它用户中无权访问的文件,保障企业数据的安全。

活用云盒子企业网盘工作组的几个小技巧

      在云盒子企业网盘软件中,集成有实时通讯功能,而且更可自由创建工作组,提高部门内或跨部门间同事的互相沟通与交流。

云盒子私有云存储--购物秒杀,内部资源秒传

      今年双十一阿里1分12秒交易额破10亿。前1分钟天猫成交额为7.94亿元;12分钟28秒交易额破100亿;支付宝每秒交易8.59万笔;1分45秒,天猫跨境贸易成交额超过2014年全天。这些耀眼的数字背后,是庞大的计算量,而这些计算量背后依靠的是云计算的能力。

      相信无数的用户大多已经习惯了在11日的零点对自己心仪的商品进行秒杀,而商家也大多靠着秒杀这一概念来吸引用户的眼球。但你知道吗?支撑这海量级的秒杀需求,并保持整个交易系统平稳运行的是哪些“黑科技”吗?下面我们就来一一列举:

      1)异地多活。

      阿里实现了交易和支付平台的异地多活,由杭州、上海和深圳三地的机房在分担双11的流量,保证整个系统的平稳运转。

      2)金融级海量关系型数据库。

      阿里自主研发的OceanBase,在本次双11中100%承担天猫流量,实现0漏单、0故障。去年的双11,OceanBase只是承担了10%的流量。

      3)全站HTTPS安全传输。

保障企业数据安全 云盒子自有妙招

      长期已来,国内企业对于数据的安全管理一直处在“自由散养”的状态,数据安全形势持续恶化,媒体上也多次爆出各类信息泄漏事件。如去年5月份eBay就要求近1.28亿活跃用户全部重新设置密码,因为黑客有可能从其处获取密码、电话号码、地址及其他个人数据。

      而eBay事件仅是此类安全问题的最新一例而已,早前塔吉特(Target)也曾出现过类似问题,甚至塔吉特还因此解除了其首席执行官的职务,且泄密事件还使该公司带来了1800万美元的净损失。 这些事件都直接暴露出企业对数据安全投入的严重不足,特别是一些在数据管理上无法投入太多的中小企业,更是需要重点关注的问题。而中小企业投入不足的原因,归结起来无非是成本高、维护复杂等。

      云盒子为了协助中小企业更好的做好数据安全防护,自主研发了一整套特为中小企业量身定制的解决方案,确保企业的知识文档产出、客户资料、财务数据、员工信息以及其它各类图文、音/视频数据等重要数据不外泄。云盒子在实现数据安全保障方面主要包括:

      ★ 缓存加载,本地加密

云存储——让企业文档随你而行

         传统企业的员工,每天会产生大量的文档,存储在每个员工自己的电脑中,每次出差在外,都需要带上纸质文档、笔记本电脑或者U盘。然而U盘由于体积太小经常发上丢失,试想一下,跟客户洽谈的时候,U盘丢失,无法调取文件,会大大降低客户对企业的好感。纸质文档和电脑始终都是负重物品,且也有丢失的风险。企业应当有自己的云存储产品,可以将文件存储在自己的服务器上。

         让员工可以使用电脑客户端访问云中的文件,也可以使用手机、平板电脑等种种的可联网设备,随时随地的查阅、编辑、分享员工自己有权限查看的文件,让无论置身何地的业务人员都可以拿出一台手机就能给客户看文件,洽谈商务合作。让企业文档随员工而行,不再需要携带大量的纸质文档、u盘在外办公。

 

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企业需要云存储

         1983年,太阳电脑(Sun Microsytems)提出网络即是电脑的概念,2006年3月,亚马逊首次提出云计算服务,云计算概念应时而生。而云存储则是继云计算后衍生出来的一个新的概念,是一种新型的网络存储技术,它就相当是在网络当中搭建了无数间房子,供在网络中畅行的人们存储自己的文件、视频、音频、图像等等的电子信息,云存储具备着无限扩展、即时分享的能力,确保人们只要登上网络,就能在云中找到自己存储的电子类信息。

         云存储概念已从新鲜变作成熟,被人们所熟知,且大部分用户可以应用自如。如今不仅是个人用户在使用云存储,企业级用户也发现自己更加需要云存储,他们需要一个公司级的云,可以让公司里所有的员工将自己的业务资料存储到云上,并加以分享,需要安全的网络环境,所以他们需要比云存储更为窄紧的,符合自己企业环境的云存储产品。

         云盒子就是一款专为企业、集团性客户打造的云存储产品,具备成熟的存储、提取、文档管理、内部沟通功能,为企业打造专业级的文档管理系统,可以作为私有云、公有云、混合云等等进行搭建,公司内所有的文档都集中存储在自己安全的云上,无需再在QQ、邮件之间传递文件,也不必担心因人员变动、设备损坏、病毒侵害导致信息流失。

 

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