云盒子企业文档管理软件介绍

       在企业办公中无论是纸质文档还是电子文档都是需要进行归档管理,那对于这样的企业拥有高效的系统自然会起到事半功倍的效果,也能节省大量的人力物力。下面给正在筹备或者选择文档管理软件的同仁介绍下云盒子。

 

       基于云存储搭建

       文档管理离不开对企业内部文档的存储,需要管理的第一步就是能对企业内部所有的文档能进行集中归档,那么软件系统能及时归档就显得尤为重要。拥有云存储能力的云盒子系统在存储方式下是独树一帜的,它通过各个客户端就能实现文档实时上传,完成集中归档的第一步。

 

       版本记录以及管理

       文档存储到了系统后,经常需要对上面的内容进行修改,必要的时候还需要跟同事进行分工完成。修改以及协作之中难免会出现错误,比较后觉得之前的版本更好,此时要是传统的文档管理,就完全没有招了,而存储在云盒子系统上的文件就能对文档就行版本恢复,这样以前的版本就能轻松找回。版本除了能记录时间外还能分别记录修改人的账号,使得找回的过程更加明确。

 

       内置搜索功能

       每天的文档都通过各个客户端归档到系统上,数量虽然说不上是海量但也是无比巨大的。有过工作经历的人都会感觉到,一旦文档多了找都找不到,花费大量的时间在查找上。因此文档管理软件拥有搜索功能是必不可少的。云盒子文档管理软件内置的搜索功能能完成对文档标题检索和文档内容检索,这样能做到对久远的文件,只记得内容忘记标题的情况。

 

       有序协同办公

       文档存储到了系统上,会不会导致多人同时编辑同一个文档导致文档相互覆盖呢?如果一个系统没有做到规范的编辑机制,肯定会导致这种困扰出现,因此为了能让基于文档的协作有序进行,我们的系统内置了应有的编辑锁功能,谁首先打开文档,谁就首先拥有这个编辑权,后来者需要编辑只能向第一个人进行申请解锁。