沉淀项目经验、紧密项目协作、随时随地了解项目进展,云盒子企业网盘为造价咨询企业打造的具备业务价值的项目协作平台。

造价咨询企业文档管理难点


  • 同一个项目文件对不同业务部门的权限不同,文档却难以保证只被相关人员看到。

  • 咨询服务业务地区范围覆盖广,出差家常便饭,公司文件多、体积大,使用移动硬盘空间不足,且易发生损坏,资料访问不便。

  • 一个项目通常需要3-5年,文档在外勤与内勤人员主要通过QQ、微信汇报,历史对话文件易丢失,项目总负责人难以掌控进度。

  • 离职人员将将项目文件带走或交接导致项目对接不顺利。

云盒子企业云盘解决方案

项目文件统一授权管理

  • 云盒子企业网盘支持11级权限设置,咨询项目负责人对项目组人员按照其分工进行文档授权。 例如可以在云盒子企业云盘中创建《建筑》、《安装》、《现场评估》共享文件夹,并为相应职位和相关人员授予不同的访问权限。当项目技术人员将《地质灾害评估》等文件上传到《评估》文件夹的同时,其他现场评估小组成员都能访问到该文件,有效减少不必要的文件传输过程。另外,文档授权管理确保了在明确的分工下,文件能得到相应的保护。
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人员离职,文件一键交接

  • 云盒子是企业日常文档协作平台,每个员工从文件新建、编辑、共享、删除都在云中进行,日积月累,云盒子企业网盘形成宝贵的数据中心,入职员工可以在云盒子快速获取丰富的作业经验,而离职员工无法删除或带走属于这些文件。云盒子支持“一键交接”,实现两个账号文件、工作组、个人文件的快速交接。
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驻外办公随时访问文件

  • 云盒子企业网盘支持Web/客户端/移动终端访问,可以随时随地和办公室实现文件共享和协作。例如当项目驻外技术人员进行跨省市的现场勘查业务,使用手机/pad/笔记本电脑登录云盒子访问到最新的资料;利用云盒子工作组发送现场照片,沟通工作;完成的勘察报告直接推送给相关人员。即使异地办公,也能和办公室人员进行文档紧密协作。
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项目文件的推送和流转

  • 云盒子企业网盘的催办和工作流功能实现项目文件在不同人员之间的流转。 文件催办可以提醒相关人员查看,了解查看进度;工作流程则是自定义节点和人员的文件流转,例如管理员依据项目情况在云盒子创建《项目咨询报告工作会签单》工作流模板,项目接手负责人在云盒子中发起《项目咨询报告工作会签单》工作流,根据项目填写文件、添加相应的项目附件,提交至下一流程节点。走完工作流程文件直接归档至原目录。使用云盒子企业网盘的工作流可以统一管理公司工作任务及内部流程审批。
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项目组成员的文件沟通

  • 云盒子企业网盘内嵌IM模块,可以替代QQ、微信成为安全、纯净的办公沟通工具。工作组中的对话和文件永久性保留,利于错误产生后进行追责。除此之外,在云盒子上沟通能有效避免闲杂事件对工作的干扰。
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项目情况的了解跟进

  • 过去,项目负责人与驻外技术人员只能通过频繁的手机沟通,获取项目进展的详细信息。现在,项目负责人对项目文件夹设置关注,当技术人员上传《地质灾害评估》等项目文件时,负责人能实时收到云盒子推送的文件动态提醒。项目负责人可根据同步的文件内容来了解项目进展。
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离职账号异动记录,文件一键交接

  • 造价咨询项目周期长,因此项目过程成果文件的积累就非常重要,离职人员交接不全或加工项目文件带走都会对公司造成损失,对于项目人员离职,可以通过账号活动记录查看即将离职者是否有异常的文件下载行为,还可以通过离职一键交接,将其创建的工作组、个人文件以及被授权的文件快速交接。因所有项目文件都形成归档规范,也不用担心文件交接不全的情况发生。
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