制造行业文档特点

建筑设计因其行业特殊性成为众多领域中的文件产出大户,提高文档分享及协作效率对其来说实为一大难题。工程由开始至结束,期间大量的设计文件必会经过测量、建筑、水电、结构等多个环节的密切配合,而为保障顺利推进工程,相关人员应及时获取修改消息。根据大部分建筑设计行业的办公习惯来看,即时获取文件修改消息相对难。庞杂的人员构成、频繁的文件流转、并行的项目、高频率的外出办公使得建筑设计行业急需一个能够解决这一切问题的平台。

文档管理问题

  • •  制造业在整个业务运转过程中产生的文档存储在个人电脑上,彼此间信息沟通不畅;
  • •  员工离职,由于交接不全导致生产资料遗失或机密文件外泄;
  • •  硬盘、U盘损坏或病毒感染造成生产资料的遗失;
  • •  管理人员出差时无法及时处理审批,导致业务延误;
  • •  大型图纸文件打开速度慢,无法预览;
  • •  生产文件多次修改后,版本混乱,修订不便;
  • •  与上游供应商、下游合作商文件往来频繁,协作不便。

云盒子解决方案

1.生产资料归档存储、共享

制造企业将内部各环节产生的文件归类存储于云盒子,实现文档共享的同时,保证各环节人员的文件信息一致。例如在云盒子建立财务部、厂务部、资材部、营销部、采购部等共享文件夹,将生产文档分门别类存储,形成一个巨大的文件资源共享池,在内部分享文件。另外通过文档的权限设置,让人员仅能访问自己权限内的资料。

2.资料离职交接,不丢失

当生产资料都存储在云盒子后,离职员工的文件交接在云中进行,保证了生产资料的安全性和完整性:

•  对主管级别的交接,不仅交接部门文件,还能继承前任主管的文档权限及接管工作流程的签批。新主管从历史的工作流明细查看前任的业务情况,了解到每项业务的具体细节、处理办法等,让工作交接更具衔接性。

•  对新员工上岗来说,云盒子内大量的规章制度、操作指南、知识沉淀,可以帮助新员工快速适应工作,融入集体。通过公司的文档架构,了解公司管理架构;通过提交流程,知道整个业务流转的管理环节;通过人员架构,快速熟悉公司的同事,省去了很多培训环节。

3.生产文件在多部门流转审批

流程是制造企业的命脉。而大部分的流程通常需要多部门/人员的签批。云盒子自带的工作流模块支持自定义流程节点和审批人员,帮助制造企业实现文档自动流转审批。
例如,在标准的耗材请购申请流程中,请购表单作为云文件,实现了在多个部门中流转:

由需求部门发起工作流程,将请购表单提交至资材部的流程节点,资材部核实库存并填写库存信息后再提交至采购部的节点,最后进行采购和归档。整个过程简单,高效,省去了来回找人签批的麻烦。

云盒子工作流让制造企业实现文件流转自动化,审批处理更迅速,让制造企业真正走上“在云中签批”的流程优化之路。

4.与上下游合作商的文件共享

制造企业与上游原材料供应商、下游代理商有着密切的文件往来,通过云盒子外链分享及合作伙伴账号,让合作伙伴安全、自主获取合同、产品资料等文件。

•  文件外链分享

将文件以链接的方式分享,可设置访问有限期、访问权限(预览、下载、编辑),访问密码等,外链分享不仅省时省力,还有效保护了文档的安全。

•  -开设合作伙伴账号

云盒子合作伙伴账号与普通账号的区别,是合作伙伴能访问的区域受到严格的管控,登录后仅能看到部分文件和账号。例如为上游供应商开设合作伙伴账号,设置其仅能看见采购单、采购合同等业务相关文件,与采购部门的业务员对话。

5.移动审批、查阅资料

云盒子提供Android/iOS客户端,制造业管理层人员出差是家常便饭,可通过云盒子的手机客户端审批来自办公室发起的流程、查看文件、与同事沟通、把文件分享给外部合作伙伴等,体验来自云盒子移动办公的轻便与高效。