建筑设计行业文档管理特点

建筑设计因其行业特殊性成为众多领域中的文件产出大户,提高文档分享及协作效率对其来说实为一大难题。工程由开始至结束,期间大量的设计文件必会经过测量、建筑、水电、结构等多个环节的密切配合,而为保障顺利推进工程,相关人员应及时获取修改消息。根据大部分建筑设计行业的办公习惯来看,即时获取文件修改消息相对难。庞杂的人员构成、频繁的文件流转、并行的项目、高频率的外出办公使得建筑设计行业急需一个能够解决这一切问题的平台。

行业的困扰

1.传统解决方式
一般建筑设计图纸都以大文件的形式存在,在固有的传送方式中,大附件的传输速度较慢。建筑设计行业是一个大型的设计图纸“生产工厂”,文件往来频繁。文件的存储空间和传输速度对建筑设计行业来说是一个棘手的问题。
2.文档管理困难
勘察报表、测量报告、设计图纸、投标书等等,建筑设计行业产生的资料多种多样。同时,部门之间的文件并非孤立,有交叉于各部门之间的文件。冗杂的文档让建筑设计行业的工作人员手足无措。
3.文件变动频繁
建筑设计行业工作要求精细,每一厘米的误差都有可能让工作重来,频繁修改文件成为常态。团队合作关系要求部门之间时刻保持沟通顺畅,因文件变动频繁,修改变动更需第一时间传达至协作部门。
4.移动办公不便
建筑设计行业的特殊性使部分工作人员频繁外出办公,期间必会携带大量纸质文件,若要与同事在现场翻查讨论十分不便。除此之外,纸质文件存在携带不便,易破损、丢失的弊端。
5.多方沟通难以实现
项目的进行需要多方联系,而现有的沟通工具不足以支撑高效办公,用户、供应商、施工单位三方的交流问题有待解决。

传统解决方式

1.文档多置于电脑之中,存放较为混乱,查找不易。电脑有限的存储空间难以承载建筑设计行业杂而多的文档。未加密的电脑,开机即可提取文件。
2.企业用于文件往来的工具普遍是QQ、邮箱、U盘,而这三者已然难以实现高效办公。
3.旧版找回的前提是文件修改后有所保存,其次是翻阅查找,找回过程费时。
4.移动办公需将文档存于U盘或邮箱,文件不能现场查看。
5.开会、视频、邮件这三种渠道通常是企业多方沟通的选择。开会需要一定的筹备时间,视频讨论依赖网速,邮件来回发送,三者均耗时费力。

云盒子的解决方式

1.超大容量搭配异步架构,存储随心
云盒子私有云企业网盘让企业自定义存储空间,建筑设计行业企业可灵活选择服务器存储容量,将日常办公产生的大量文件可存储于云盒子中,并且文件的上传、下载操作简便。同时云盒子支持文档在线预览,用户可随时对文件进行查看。异步网盘有选择地、可控地缓存文件,合理利用磁盘与宽带。而云盒子的私有云架设、服务器端加密、客户端加密等安全防护手段保障了用户数据安全。
2.非凡文件管理功能,一手可控
一个工程从开始到完结所产生的文件繁杂,文档管理是一大难题。云盒子文件存储以树状多级结构进行分类、展示文件夹,建筑设计公司可按部门、项目存储文件。除此之外,云盒子支持管理员角色,管理员可根据部门、员工设定文件或文件夹的访问权限。
3.强有力的协作功能,轻松办公
建筑设计图免不了多次修改,相关文件也随之发生变动。对此,云盒子开设异动关注功能,文档的关注人员可随时掌握文档动态,避免相关人员获取修改消息滞后。企业内部文件的关联性带来强烈的高效协作需求。云盒子的活动记录可以按照全体、部门、个人列出近期所有的操作记录,让企业员工掌握公司文件动态。
4.多端漫游,自在出行
云盒子支持多端漫游,聊天对话及文档在手机、平板等移动端可即时接收。该功能摒弃了出差携带纸质文件的传统,防止文件的杂乱和丢失。另外,云盒子支持拍照上传,批量操作。身处施工现场的工作人员可在手机上通过云盒子将施工现场的图片发回办公室,以便同事快速了解施工现场并对计划作出调整。
5.即时通讯,沟通无压力
云盒子设有工作组板块,用户可基于团队或相关文件建立多个协作讨论区,消息实时提醒。用户为便于与供应商、施工单位进行沟通交流和文件流转可以选择创建一个工作组,更高效地推进工程实施。