金融业文档管理协作特点

与社会各方经济利益关系最为密切的当数金融业,金融业掌握着众多个人信息及企业信息,保障文档的安全性和保密性成为工作重中之重。金融行业经营分散,但业务统一,每日都要将收集的数据进行汇总。因其全国各地均设有机构网点,且文档资料数量大、种类多,文档的传输和管理费力。而逐级进行的流程审批一直以来都会拖慢办公进展。由传统的柜台服务发展到如今的ATM自助服务,金融业从未止步,不能因办公效率低下影响其迈向前的脚步。

行业的困扰

1.文档汇总麻烦
金融业产生的文档除了公司内部文件之外还有客户资料。柜台服务每日产生的文件数量大,由此产生的文件需在当日工作结束后将文档整理汇总至主管处,并由主管汇总到行里。繁杂的文档加之多次的流转,文档传输耗时,文档管理麻烦。
2.数据安全难以保障
企业所握信息涉及社会各界,资料的安全性和保密性必须得以保障。重要资料存储于电脑和U盘之中,一旦电脑被病毒入侵或者U盘丢失,数据外泄造成重大损失。
3.分支间互动受限
企业在各地均有机构网点,员工分散,人员管理难度大。受空间限制,各机构间的互动不便。
4.无法掌握文件动态
为能准确制定项目可行性报告,投融资项目的进展情况需要进行跟踪与联络。项目情况的跟踪需要随时掌握项目文件的动态,而当前的办公软件并不具备发送文件修改消息至相关人员处,因而企业协作力度不大。
5.审批麻烦、费时
流程审批要逐级进行,需等待这一批阅人员的处理后,才能将文件送至下一位审批人员处,其过程太长。
6.无法实现严格权限管理
文件的机密性要求金融业有严格的岗位授权管理,员工对文件的操作需严谨记录下来,以便责任追究。

传统解决方式

1.企业每日收集到的数据主要通过邮件传输,主管将文件下载后才能编辑汇总,汇总后的数据又需通过邮件传输渠道发送给行里。如此反复上传、下载文件,耗时耗力。
2.文件主要存置于电脑中,无法做到细致的分类管理,查找十分不便。电脑的损毁或者病毒的入侵,会带来重大损失。
3.若想让相关人员保持对项目进展的掌控,文件修改之后,需及时将文件发送给相关人员,并电话或短信告知。
4.审批文件打印出来按流程逐一交给批阅人。如若审批文件有错误,将重新打印、提交。
5.为保障信息安全,员工对文件的操作应进行严格的管理。文件存储于电脑中,信息泄露难以查找责任人。

云盒子的解决方式

1.轻松在线编辑,效率由我
金融业频繁的业务往来催生大量文件,因此,每日的文件数据汇总是一则难题。针对金融业的困扰,云盒子提供了不一样的解决方式。银行柜台职员将当日数据上传至云盒子,主管可即时对文件进行查看、汇总。汇总完成,只需保存后提交即可,免除了许多繁琐的操作,提高了工作效率。
2.绝佳文件管理,繁琐不再
云盒子的文件存储可设置多级目录,将文件分类管理,树状展示,一览可见。不管是客户资料还是公司文件,不管是行政部文件还是项目部文件,将文件存储于云盒子,金融业可轻松管理文件,并且文件永久保留。云盒子通过网络将数据自动备份于远程设备中,支持用户自定义增量备份亦或全备份计划。即使电脑遭到损毁,文件也不会丢失,客户资料以及公司文件都可保证完整。
3.实时消息提示,进展了然
不管是投融资项目进展情况跟踪与联络,还是会计科目为实现高度统一进行的频繁业务对账,文件的动态都是关键。云盒子开设有异动关注功能,金融行业工作者只需设置文件关注,便可在文件改动时获取文件动态消息。而异动记录则能让用户了解近期所有的文件变动,记录操作人、时间、操作类型。用户对文件的动态实现实时掌控。
4.缩短审批时长,申请轻松
云盒子工作流版块支持自定义审批流程。审批文件在流转过程中可进行编辑,并保留所有历史版本,避免了文件在某一节点的错误而重头再来的麻烦。同时,也可设置节点流转文件的修改权限,保障文件的严谨。在云盒子发起工作流,选择审批模板后,前一个批阅者可提交留言,留言供下一个审批人员参考。另外,发起人可收到每个节点审批结果的消息提醒。
5.多样权限管理,外泄防止
由于数据外泄会让金融行业遭受巨大损失,因此,金融行业设有严格的岗位授权管理。为加强文件安全,文件授权管理必须跟进。云盒子设置有权限管理功能,用户可以对文件进行权限设置。通过日志还可查看文件被操作的记录,操作人、操作时间、操作类项,在信息外泄、损失产生之后,能快速找出责任人。