医药行业文档管理协作特点

医药行业关系人民健康,医学、药学、医疗科技不断超越原有水平,其发展势头强劲。医药行业具有高技术性的特点,药品研发、医疗技术创新与提升都在机构机密范畴内。承载研发成果的文档,其存储管理乃机构头等事情。医药行业往往大批量产出或者购进药品,无批次的流转追踪记录,出现问题不能快速查找原因。患者资料随着就诊人数的增长而增加,数据的日渐庞大对医疗机构的文档管理来说是一个巨大的挑战。以医药行业目前办公系统的水平,这些问题并不能很好地解决。

行业的困扰

1.文档管理压力大
患者资料及医院行政办公资料数量庞大,文档管理压力大。患者病例丢失会给治疗带来麻烦,疑难杂症病例的丢失则会给医学研究带来阻碍。现今,医药行业的文档存储管理方式还不具备海量存储和防丢失的功能。
2.共享不便
医院内部及医生与患者的文件共享不便,资料容易外泄,而且操作麻烦。患者术前、术后影像学检查文件大,现有的共享工具速度慢。
3.文件权限难掌控
医院严格划分科室,权责分明。不同科室对文件的访问权限不同,就医院目前的文件管理水平来讲,文件权限管理并不够严格。
4.专家会诊难
医院接收到的病人类型多样,其中不乏一些身患疑难杂症之人。当主治医生一个人的力量难以应对这样的情况时,就需通过专家会诊讨论治疗方案。会诊准备时间较长,而患者的生命可能随时逝去。因此,受时空限制的专家会诊难度大。
5.资料改动频繁
患者病例包括主诉、现病史、既往史、各种阳性和阴性体征、诊断或印象及治疗处理意见等内容,随着患者治疗时间的发展不断更新。除此之外,记录药品种类、数量的资料也在不断改动。资料频繁改动,病例原始版本难以找回,药品使用跟踪记录查询不便。
6.文件安全系数低
药品研发及医疗技术资料等机密文件存储于电脑之中,当电脑遭遇病毒入侵或是电脑损坏时,资料外泄、数据找回难度大。

传统解决方式

1.文档主要存储于空间有限的电脑之中,并且存在较大的文件丢失、外泄风险。
2.文件一般通过U盘、邮箱、QQ这几种方式共享,而邮箱、QQ的传输速度慢,U盘易丢失。文件权限设置不够完善,部分资料依旧能被不相关人员查看。
3.专家会诊有视频会诊和现场会诊两种形式。视频会诊受网络影响,存在网速慢、卡屏等现象。现场会诊则要聚集专家,准备会诊地点,耗时长。
4.改动之后的文件若未保存历史版本,无法找回。文件操作记录及药品动态不能及时、详细了解。
5.一般情况下,医药行业工作者会将机密文件存于电脑之中,并加密电脑。但电脑受损风险大,密码易被破解。

云盒子的解决方式

1.建于云端的文库,空间无限
受电脑有限的存储空间限制,医药行业海量的文档并不能很集中地进行管理。为此,医药机构可选择云盒子企业网盘,将多而杂的文档存储于云端之上,免去迫于空间不足而将文档存储在多台电脑上的烦恼。针对多而杂的医药文档,医药工作者可在云盒子随心地设计文档架构,清晰、合理地存放各类文档,做到分类存放,井然有序。而云盒子的私有云属性让医药机构将文档存储于自己的领域,规避了重要文档暴露的风险。
2.便捷共享,实现无缝沟通
病患做完检查之后,为详细了解自己的病况会向医生要检查影像资料;为了提高诊疗能力,医护人员之间也会共享一些医疗案例。云盒子的共享方式有两种,一种是文件外链,另一种是文件直接共享。病患作为医院外部人员,医生可通过文件外链向其分享文件,而医护人员之间,则可直接点击文件共享。云盒子的共享方式安全、便捷。
3.多权限管控,文件安全保障强
云盒子设有文件授权功能,医药机构可根据科室、人员设定文件或文件夹的访问权限。不相关人员想要查看文件必须先通过申请,既保证了文件的秘密性,又能让管理员获知查看文件的非相关人员。
4.在线会诊,打破时空限制
面对患者病情复杂、命悬一线的情况,仅凭一个医生的力量难以应对。云盒子支持医护人员在线讨论协作治疗方案,打破专家会诊的地域限制、时间限制。医护人员可以创立一个工作组,在线讨论协作,会诊时可任意添加文件,文件无需下载即可查看。高效会诊,为病患争取更好的治疗时间。
5.历史版本与异动携行,翻阅由己
病例随着病患的治疗进程同步更新,药品资料随着库存的变化有所改动。在错误发生之后,历史版本的重要性凸显。云盒子支持历史版本找回,每次文件的修改都会保留一个历史版本,可以添加备注,方便调阅。而云盒子的异动关注功能,让药品管理人员能及时了解药品购进与使用动态。
6.多重安全设置,打造强硬护罩
医药行业的高技术性特征,要求其对技术性信息的保存达到一定安全高度。云盒子企业网盘设有本地文件保护、客户端加密、服务器端加密、加密传输等保护措施,不管是电脑被盗还是文件传输都不用担心信息泄露。