企业文件管理办法

       在许多企业,工作流程中产生的文件是非常多,非常大的,而且这些文件是非常重要的,要管理、传输、分类这些软件就显得非常困难,但是却必不可缺,那么企业如何管理紊乱的企业文件呢?
       企业要做的就是规范企业管理工作,保证文件分类、编制、发放、执行、更改、保管等工作实行有效控制。
       1.文件分类:按需求、时间、大小、名称、项目等分类,只要养成良好的分类习惯,无论对查找、修改、执行都能节约大量的时间,避免不必要的损失。
       2.文件控制:

       a每个级别的文件,由每个级别的人控制,登记,发放

       b技术文件由专人控制,设置只读、可写等权限,保障数据安全

       c填充文件由专人负责收集、整理
       但是人力终究是有限,而且大量文件的出现,即时不混乱,查找修改的时间仍然需要非常的多,那么利用企业文件管理软件就显得尤为重要。

       云盒子认为一款好的文件管理软件必须要有非常全面的功能:
       1.文件存储:公有云和私有云,那个更安全?公有云和自由云的存储方式让企业用户有了更多的选择,但是无疑是私有云在安全和自由上占据非常大的优势。

       2.文件权限:必须要有权限限制,才能保证数据安全,而且企业文件管理起来也不会混乱。

       3.数据恢复:误删数据的时候这个功能就显得尤为重要。

       4.文件在线编辑:这对移动办公来说是非常重要的,文件异地审核、修改对企业来说比例会越来越多。

       5.文件记录:记录对文档操作的每个操作,记录每篇文档的整个生命周期中的每个操作,包括操作人、操作时间等信息,便于审计工作的开展,并且避免了出现问题后责任的推诿。记录文件的每个版本,是文件版本更加清晰。

       6.流程审批:传统的oa无法满足企业在有序管理文件的时候又能对文件进行审批,但是流程审批这个功能极大地提高了企业的办公效率。

 

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