【案例】云盒子私有云在电子技工学校的建设

       一、问题与现状
       学校师资力量雄厚,现职工300多名,在省内各地设立有分支机构,各院校老师需不间断调动。学校重视信息化建设,但在学校内部的日常教务信息化建设方面扔是一片空白。现阶段,主要面临的困难有一下几点:
       1. 纸质办公效率低下
       现阶段学校内部的信息化建设比较空白,还沿用传统的办公模式。未建立有专门的教务系统,因此日常的办公资料和文档都依赖大量的纸质文档。纸质文档容易丢失、不易传阅、归档和保存成本高。传统办公模式使教务部门产生大量的人工传递、查阅、搜索和统计工作,过程繁琐、效率低下。
       2. 文档协作混乱
       由于缺乏有效的技术手段和工具,除了少数的文档以纸质版相对安全地由专人保管以外,其他超过大半数以上的电子文档(如教案、课程表、计划表、成绩单、学生作业等)则零散地分布在每一个老师的个人电脑里,而电子文档的提交、修改和沟通则主要通过QQ、Email等一对一的方式实现,通常会面临以下困扰:

       1)教案和课程表只能通过打印来分发
„       2)无法进行移动办公,只能在自己电脑查看教案等资料。
„       3)查找文档需要耗费大量的时间和人力。
„       4)对教案的修改无法进行历史记录。
„       5)无法感知文档的变动,协作流转中对文档的查看、增加、修改、删除等操作均难以相互告知。
„       6)部门负责人都是以邮箱或一对一的方式收集与分发文件,有时需在数百封邮件中逐一发送,查找,审核,费时费力。
       3. 文件安全的困扰
       由于没有统一的管理,纸质文档和电子文档的协作混乱不堪,给基于文档办公的教务系统带来安全困扰,主要在如下的几方面体现:重装系统、电脑损坏、误操作、人员调动、U盘感染病毒、教务资料使用QQ、邮件等第三方公用平台作为传递的工具存在一定的曝光风险。

       二、目标及解决方案
       通过整合私有云技术、云计算技术、移动终端编辑技术、客户端脱机浏览技术、在线编辑技术以及全程服务器安全交互技术,提供全面支持主流浏览器端、Windows桌面端、Android智能手机/平板电脑客户端应用,覆盖电子文档在线存储、共享权限、版本控制、异动提醒、脱机访问等全功能的校园级电子文档虚拟化平台解决方案,能从根本上解决上述问题。项目建设范围主要包含以下内容:
       1. 搭建校园内部统一电子文档私有云平台
       1)改变原有纸质工作方式,将纸质文档电子化,提高工作效率
„       2)搭建全校统一协作平台,将分散的文档集中至云端,确保电子文档的归档和管理
„       3)所有电子文档的提交、修改、储存、分发自动化,不再需要QQ邮件等一对一的操作方式
„       4)修改版本历史记录,可以方便地调阅任意版本
„       5)提供Windows桌面客户端,直接在云端工作
„       6)提供手机客户端,随时随地查看文档进展
       2. 透明的分享协作环境及移动办公
„       1)全面消除依靠QQ或邮件分发文档的混乱局面
„       2)校园内部即时通讯功能,可建立一对一或工作间的沟通聊天方式
„       3)聊天记录永久保存,多端漫游,并可直接引用平台中的所有文件
„       4)对文件修改异动的监控及消息提醒功能
       „5)针对文件设立的留言板,方便工作交流
       6)提供全功能Windows桌面客户端、安卓系统端、苹果系统,只需打开手机或平板,即可以轻松完成工作
       7)灵活的权限划分功能,实现针对各个不同部门人员划分文件阅读操作权限,进行文件分级管理
       3. 数据资料安全备份
„       1)避免硬件损坏或人员流动造成的文档丢失
       „2)提供数据安全备份功能,24小时增量备份,每周全备份
       三、总结
       我们会在私有云领域不断耕耘,给各院校的电子化进程提供更多更完善的私有云办公平台解决方案,为数字化校园添砖加瓦。

相关文章: