巧用企业网盘,提高会议文件分发效率

企业网盘让文件管理更高效、文档分享更便捷。光是这点,就可以衍生出很多提高办公效率的场景,今天分享的企业网盘使用技巧,可以加快会议文件的分发速度,提高公司会议的效率。

 

企业网盘,会议文件分发

 

公司会议在我们日常工作中是很常见的,小到组内会议,大到公司全体会议,经常占掉我们很多工作时间。

 

会议通常有专人提前传阅议程,准备好所有的会议文件,甚至有专人做纪要,会后分享给所有参会人员,一些关于讨论的会议,可能会临时需要给搭建阅读事先未准备的文件,所以我们在开会时,经常会看到会议负责人跑进跑出的拷贝文件。

“PPT拷贝需要点时间,大家稍等一下。”

“临时讨论的方案需要上传,麻烦大家等一下。”

“这份资料稍后我会发给大家,然后就没有后续了……”

 

这样一来,会议时间浪费在文件上传下载的过程中,如果是大文件,会消耗更多时间,有时候还要等所有人全部下载阅读后才能进行下一波的讨论,半个小时就这样浪费掉了。

 

低效会议是企业成本的极大浪费,除了浪费时间,还会使基层员工产生抵触心理,不愿主动参与讨论,进而减弱会议的作用。最坏的情况是,当会议的作用下降,中层人才质疑公司的发展前景,最终引起人才的流失。

 

通过企业网盘,我们完全可以砍掉会议过程文件传输的中间环节,不管多大的文件,都能让参会人员快速拿到。下面我们从会议资料存储、分发以及会后纪要文件的发送这3个方面,来说明企业网盘是如何提高会议质量的。

 

一、会议资料直接从云中打开

 

使用云盒子私有网盘,日常产生的文件包括会议文件都上传到网盘,因此,不管是提前准备的会议文件,还是临时需要的会议文件,都可以在任何一台电脑或手机,通过账号登入访问网盘访问到,减少上传(拷贝)的时间。

 

企业网盘,会议文件分发

 

在云盒子上的文件不仅支持在线预览,也支持在线编辑,会议中有好的建议可以直接编辑保存,减少会后再整理的工作量。

 

二、外链二维码,快速分发临时会议文件

 

对于参会人员相互不认识的发布会、推荐会的会议,可以在屏幕上通过云盒子的文件外链二维码,让所有人扫一扫查收文件。

 

在网盘中选中文件,点击菜单中的【创建外链】,文件自动生成二维码和链接。如果人数较少的会议,或者事先有创建微信群、QQ群、钉钉工作组的,可以直接复制链接到群里,参会人员点击就能在线预览,无需下载。

 

企业网盘,会议文件分发

 

三、会议纪要催办,收发统计可视

 

会议纪要是会后重温重点的必备文件。现在很多公司采用邮件或微信的方式发送纪要,文件太大发不了,上传耗时间,别人看不看也是无从可知的。云盒子企业网盘的催办功能,就能省去上传步骤,直接将文件推送给部门/人员,并统计所有人员的文件阅读状态。

 

企业网盘,会议文件分发

 

提高开会效率绝不是小事,终结杂乱、无序和低效的会议,不仅有助于加强团队的协作能力,还能激发员工的积极主动性。10分钟就能解决的会议,绝不浪费员工的每一秒。

 

企业网盘的每一个小功能都有大作用,今天分享的云盒子外链功能在会议上的使用技巧,你get到了吗?

 

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