政府机构文档管理协作特点

随着科技的发展,政府机构办公逐渐实现信息化,但是因为使用的电子政务系统功能不够齐全,仍难以实现高效文档管理、团队协作。为保障国家文档安全,政府机构对于机密性文件的保护异常重视。基于当前电脑病毒愈发强悍的情况,政府机构急需一个可信任、安全性高的平台来存储和管理文档。公文处理、会议组织、信息工作、督查工作,政府机构的一系列工作都应向高效推进。政府机构急需一个优质企业网盘助其提高办公效率,以为人民提供更好的服务。

行业的困扰

1.公文处理低效
公文处理是政府机构的办公日常,应做到及时、准确、安全。公文若得不到及时处理,则会导致工作“止步不前”,民众对政府的办事能力产生怀疑。政府部门缺乏一件可实现高效公文处理的工具。
2.会议召开频繁
“文山会海”这一词最能形容政府机构的办公情况。政府机构传达上级精神、交流经验通常选择会议渠道进行,而会议的召开需要准备会议室、检查设备、联系人员等,耗费大量时间及人力物力。
3.督查力度弱
政府机构的层级设定要求文件下达执行之后,上级要对下级的工作进行督查,防止有人“有令不行有禁不止”妨碍工作的开展。而上级工作人员又不能时时到场督查,无法真实掌控工作进度。
4.文件审批耗时长
因文件需层级批复,流转速度慢,批复完成耗时长。
5.文件安全易受威胁
政府机构的文件种类多,并且文件的保存期限长,部分文件还需永久保存。无合适系统能便捷进行文档存储管理及保障文档安全。

传统解决方式

1.公文主要以纸质文书的形式出现,由政府办公室收发将其传递至相关科室处理,处理完成之后再次传回办公室,办公效率较低。
2.文件精神的传达、议题的讨论、工作经验交流等,均通过开会进行。
3.政府督查工作主要通过下级的工作汇报完成,不能随时查看工作进度。
4.政府机构文档保存主要以纸质形式集中存于档案局,而纸质文书存在易破损、丢失的问题,且查找不易,文件安全会随着文件的丢失受到威胁。

云盒子的解决方式

1.一键共享文件,公文高效处理
政府机构日常公文处理需要人员往来于各个科室之间进行文件传递,工作人员为传递文件奔走的时间已足以完成一件稍琐碎的小事。使用云盒子企业网盘,公文处理及流转在网上进行即可,省去了传递公文所需的时间。办公室收发文只需写好公文处理笺并加盖电子印章或电子签名,将文件共享给下一个处理公文的科室,并通过聊天室发送消息告知。如此,便可轻松完成公文处理,提高办公效率。
2.集众于工作组,会议随时进行
政府机构服务于人民,工作关系人民切身利益,所作决策须谨慎对待。为此,政府机构经常召开会议讨论、研究以做好工作,而会议准备耗时费力。云盒子企业网盘支持创建多个协作讨论区,消息提醒与文件共享两不误,小型会议可在此进行。云盒子还可移动办公,在外人员登陆云盒子企业网盘即能参加会议。与QQ等聊天工具相比,云盒子工作组少了娱乐干扰,文件共享也更为便捷。云盒子企业网盘推动了政府机构会议的精减,也利于打造节约型政府。
3.开启异动关注,督查掌中控
督查工作之重要求工作汇报严谨、详细,不能只通过三言两语的电话沟通或定期一次的工作汇报进行。督查部门可在云盒子创建一个督查工作文件夹并关注,下属机构或项目部门写好工作日志上传至督查文件夹,督查部门实时获取消息提醒。文件落实情况或项目进展情况得到及时反馈,出现问题能快速解决。
4.告别传统方式,审批无困扰
文件审批是政府机构工作人员的烦心工作,流程复杂且耗时长,拖慢了后续工作的开展。文件审批有固定的流程,但是却和公文处理一样在多个办公室间流转。云盒子企业网盘支持在线批阅文件,支持多人审批及审批留言,下个批阅人做决定时可参考留言,以保持谨慎。申请人可查随时查看审批进展,每个审批节点的批阅结果都有消息提醒。
5.超能安全防护,文件保密佳
政府机构一部分文件保密性强,分有秘密文件、机密文件、绝密文件,因而文件存储是文档管理的重中之重。文档存储既要保证分类管理清楚可见,又要保证文件安全。若想二者兼得,云盒子是极佳的选择。云盒子设有客户端加密、服务器端加密、加密传输、远程删除等安全防护措施,将文档存放、传输受到的安全威胁降至最低。存储于云盒子的文档还可以进行多级目录分类管理,极为方便查找。