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医药公司建立文件系统的必要性分析
医药公司从自身角度考虑一套文件管理系统非常重要，因为良好的文件和记录管理是药品研发质量管理的基础。另外，如果药品研发实验室文件仍然保留当今松散管理的局面，并不利于公司的发展，当今药品研发普遍的问题如下：
记录归档保管方式不当，无集中统一的保存场所，未建立保管制度及合理的检索系统，电脑中的项目文件夹存放的文件杂乱，查找基本考记忆，随着项目的推进，产生的文件越来越多，文件查找难度也提升了。
制剂人员流动频繁，很多制剂工作者离职或入职交接资料仅为一些实验原始记录，这些单纯的原始记录很难支持后续工作的进一步开展故导致各公司项目“神坑”频现，严重拖垮了公司产品开发的生命线，更有甚者核心人员一旦离职项目将出现难产的高危。
云盒子在制药、医疗器械行业服务经验丰富，通过为医疗制药企业提供专属文件服务器，以文件为基础，提供统一跨时间跨地域的数据平台，贯穿医疗项目的整个流程，集中汇聚业务资料构建医疗企业电子化文件中台。让全行业享受高效的协作体验，打造医药企业办公新生态。
云盒子帮助医药公司解决文件管理难题的关键思路是“集中式存储、规范化管理”。医药公司针对管理制度、操作规程、标准、记录及报告等建立规划化的目录架构，从文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等都在云盒子中完成。各部门共享目录由部长负责架构的维护，研发项目文件夹中因分工不同，根据实际情况由不同的负责人维护项目目录中的对应的信息。
由此，当我们统一的数据的存储路径，并且建立有序的文件归档制度，文件杂乱、查找不到的情况必然大幅减少。除了文件存储和查找，还可以在云盒子中建立标签和收藏，从而重点关注项目关键性数据文件；通过的版本管理，比对历史记录和历史数据；通过细化的权限设置，为内部实验数据加上安全防护，禁止员工擅自截图或下载带走；
甚至可以在云盒子红建立完备的培训体系。医药公司较大的流动性常使得培训不及时不到位，导致试验操作不规范，记录不完善，结果不可信。通过在线查阅云盒子中岗位相关的文件资料，让一名新员工明白在他这个岗位该干什么、该如何干、如何证明自已干了。所有参考资料，公司的历史经验都沉淀在云盒子中，迅速帮助新人适应岗位。针对离职“带走”的情况，云盒子文件系统也有相应的策略，例如账号交接、账号活动记录、通过下载限制和安全沙箱防止内部重要的文件数据被带走。
医药公司上一套文件系统这个过程并不复杂，一开始能让人员从繁杂的文件管理中抽离出来，提高效率，而长久使用下来，公司发展那么多年来的项目经验都沉淀其中，文件系统本身的意义就慢慢变得深远。
