目前国内企业文档管理常出现的5大问题

文档资源是企业宝贵的无形财富,我们建立文档,存储便于二次利用,共享用于业务交流。但文档管理却是企业经常忽视的一个缺口,很多企业并没有一个规范的文档管理机制,甚至并没有意识到企业文档严格管理控制的重要性。

 

目前的企业文档管理现状存在以下5个问题:

 

纸质文档当道

现阶段还是有许多企业的文档以纸质文档为主,且由于没有个统一的存储地及管理规定,所以为了省事往往会忽略掉扫描存档的重要性,从而导致过多的纸质文档堆积如山难以检索及维护,且浪费了大量的办公用地及人力,当资料破损时将会变成毁灭性的灾难。

 

文档碎片存储

企业文件散落在各个员工的电脑上,没有将文档统一存储管理。文档的碎片存储会导致一些资料不知道该向谁要,如果正巧遇到出差、请假的情况,那么也会影响到员工的办公效率。如果员工将资料存储在U盘、笔记本,文档就会有和移动存储设备一同丢失的风险。另外,当有员工离职,如果交接的文档资料不齐全,也会造成文档的丢失。

 

文档恶删误删

文档管理软件哪个好用?文档管理软件良心推荐

文档管理软件哪个好用?要想知道问题的答案,就需要对文档管理软件有一个清晰明确的认识。目前我们所了解的文档管理软件不仅能管理企业内部的电子文档,还能实现移动办公、协作办公等。所以企业的文档管理工具,也是企业内部不可或缺的管理工具之一。

 

文档管理软件哪个好用?不同的企业类型和业务现状使得答案也略有不同,企业需根据自身现状、需求及未来的发展方向等方面考虑。

 

举个例子,如果遭遇泄露的公司文档属于一级贵重资料,那么公司所受到的危害将不可估量,这时就需要一款能够做到加密存储于本地服务器的文档管理软件来帮忙,不仅能够对文档进行仅预览、不可见、仅下载、可编辑、不可重命名等权限控制,在外链上更是具备了禁止下载,禁止复制等限制。如此一来就加大了我们在选择文档管理软件时的困难,细数众多文档管理软件,目前所了解到的有teamdoc以及智存NCS企业网盘是可以实现外链的防复制防截屏功能,但在文档权限控制上与别的文档管软件没有太大的差异。

 

企业网盘与支付宝有相似点?

9月26日,支付宝一举拿下十大海外机场,打造无现金手机支付的机场场景,用互联网的力量去助力全球空港服务业。这个时代的我们,不带现金照样可以购买服务与产品,轻松出行。支付宝改变的是我们的生活方式,而企业网盘则改变了我们的工作方式。

 

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文档存储方式从光盘存储到云存储,如果你要问这有什么不同,那就是存储空间大小、存取方式的不同。更何况,而今的企业网盘已不单于存储,还增加了许多项办公服务,成为应用集成软件。只要在有网络的地方就能访问文档,出差或是回家加班带上自己就已足够,轻松便捷。

 

最早的时候,人们出差会携带一堆纸质文件,携带的文件让人有“负重前行”之感,另外,纸质文件也容易丢失、损坏;当电脑广泛应用后,电子文档多拷贝至U盘携带出行,U盘虽不大,但是也存在容易让人遗忘、丢失的情况。而存在企业网盘内的文档可以自动、多端同步,用户只需要在网络下登录自己的账号即可访问文件。这种情况下,文档的载体成为不必要,正如我们没有现金但可用支付宝付款一样。

 

讲真,我不想再去公司上班了

导读:挤地铁,办公室环境嘈杂等等让我对工作产生一定影响,思考良久,觉得要重拾工作状态,不去公司上班反而是一个解决方案。

 

早上7:30,人潮”凶”涌的地铁,我面无表情地望着眼前的队伍,等待地铁进站。随着地铁进站的噪声渐大,可以明显感觉到人群的暗流涌动。

 

还没等到最后一位乘客下车,车门两侧排队的乘客早已按捺不住地往里涌,那场面,就像列车是最后的诺亚方舟。接着我感觉身后一股往前推的蛮力,还没反应过来,就成了三明治的夹层,被前后的人夹上了车,并不由自主地缓缓往里移动。几十秒后,身后的推力消失,终于车门关闭,列车缓缓移动。

 

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我望着窗外挤不上来乘客,心底划过一丝庆幸。环望四周,想找个缝隙让身体更舒适些,无奈人群密度让舒适的站姿都成了奢望。

 

我呆望着地铁线路图站点闪烁的灯光,脑海一片空白,每天的重复忍受已渐渐变成麻木。

 

云盒子企业网盘:提供真正免费私有云网盘服务

免费的企业网盘系统后面一直隐藏着一个大坑,免费的诱饵让很多企业往这个坑里跳,从而忽略企业网盘产品背后的稳定性、安全性、长久性等。云盒子企业网盘,坚守私有云企业网盘服务,给企业用户提供真正免费的私有云网盘产品。

 

在互联网时代,人们对网盘作为存储工具一点都不陌生,从个人的照片、视频、文档资料在到公司的业务资料,可以说,网盘的出现极大地改变人们的存储习惯,随着互联网+的呼声一浪高过一浪,企业网盘开始慢慢进入人们的视野,企业开始着手选择自己的网盘存储环境。

 

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免费企业网盘的适用对象

对于免费的企业网盘,不同品牌的企业网盘提供的服务有所不同。在使用人数上,一般适合10人左右的公司、团队或者部门使用。在功能上,免费版也做出了限定,但对于一般的文件存储、编辑、共享都能实现,能够满足小团队的文档协作办公需求。

 

私有云需要“软硬结合”

【企业网盘】如何从细微末节挑起企业运转活力?

企业日常业务虽属细枝末节,但却是企业运作的关键。那又该如何从这些细微末节去挑起企业运转活力呢?

 

企业网盘
 

文档管理手段的改进
被誉为“企业无形资产”的文档,经过长时间的累积存储,定成为管理与分享的难题。依旧有较多企业还以网络邻居、FTP作为文档存储空间、管理方式、分享途径,功能少、存储空间有限、操作不便是它们最大的缺点,而以OA作为办公平台的局限则在于其不能支撑整个企业的文档存储。与互联网紧密相关的企业网盘则成为如今企业文档管理的最佳选择。企业网盘首先在存储空间上就能“秒杀”其它办公软件,它的存储空间由用户自己定。在文档管理方面,它提供分类存储,以树状多级目录存储能清楚、快速访问到文件。

 

企业网盘与OA,互补才是正道

企业网盘是基于云计算理念推出的企业数据网络存储和管理解决方案,利用互联网后台数据中心的海量计算和存储能力为企业提供数据汇总分发、存储备份和管理等服务。办公自动化(OA)是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。二者在功能上有重叠之处,但又不可相互替代。它们可以优势互补形成生态的办公系统,齐力为企业创造业务价值。

 

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文档作为企业无形资产,其存储与管理工作不可小觑。多项业务文档的累积给企业文档管理工作增加了难度,而工程类企业的文档管理难度更甚,单个文件夹有可能达到30G。因此,企业需要构成一个庞大的文件存储、管理体系。但是专于企业日常运作的OA并不能够支撑企业庞大的文件量。在这点上,基于文档存储与管理的企业网盘能够弥补OA这一缺点。

 

另外,企业网盘又分公有云企业网盘与私有云企业网盘,私有云企业网盘可以为企业提供API接口,让企业将其它办公系统与网盘对接起来,允许OA或者其他办公系统直接存取网盘内的文件,令文档存储更为便捷。

 

企业网盘给女性工作者带来哪些工作上的改变?

改革开放后的几十年时间里,女性渐渐由“家庭主妇”这一角色成为经济发展主力军中的一员,改变了“男主外女主内”的家庭分工。今年年初,中国发展研究基金会在《中国女性创业》报告中指出,中国女性企业家在过去的20多年里迅速崛起,目前占企业家总数的1/4左右,她们以特有的方式去创业、创新,实现自身价值,力证自己与男性地位的平等。

 

企业网盘
 

然而,在创业过程中,女性所受到的阻碍往往会比男性要多。现代女性大多既要打拼事业又要兼顾孩子及家庭琐事,加上生理因素,工作的连贯性可能不如男性那么强。为了事业的长远发展,女性如何将这些问题对工作造成的影响降到最低?企业网盘作为现代的办公方式,让女性工作者不必时时刻刻呆在办办公室完成自己的工作。

 

孩子家长会通常“开完大会开小会”,而“大会”讲的却多是一些与自己孩子无太大关系的事情,女性工作者在参加孩子家长时,何不防在这期间“开个小差”,利用手机完成今天本应处理的工作?

 

企业文档共享平台的进阶—文档云协作

企业文档共享平台为企业员工提供企业资料的在线存储和共享,员工通过平台下载文件、在线编辑等,省下了不少的时间。但,要想提高企业日常的办公效率,光能实现共享还是太弱了点,智能办公应该要有更亮瞎眼的方式,接下来就要谈谈企业文档共享平台的进阶—文档云协作。

 

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文档云协作是指将文档存储于云端,在文档共享的基础上,员工还可以基于文档进行在线编辑、沟通、审批、推送等协作。云盒子,将云协作的概念融入到产品中。

 

编辑协作
文档在线编辑保存并同步是企业网盘的亮点之一,当员工下载修改文档后,实时保存到云端。但是,多人协作编辑如何实现?云盒子引进了编辑锁的概念能有解决多人同时打开一份文档而导致文档版本混乱的问题。一份文档,先打开的同事可以获得这个文件的编辑锁。第二个打开的同事会收到提醒:文件被其他人锁定编辑,可以选择:申请解锁、仅查看该文档或者当别人编辑后后自动打开编辑。

 

云存储和云共享是如何改变企业现代办公方式的?

当无线技术覆盖全球之时,整个世界都会聚合成一个大脑,而事实上,所有的事物都会转换成真正的一个整体。不管相隔多远,我们都能够和人们进行即时通讯。不仅如此,即使千里之遥,我们还能通过电视和电话联络,就像面对面沟通一样。而且,我们的沟通工具也不再像现在这么笨重,人们甚至还能把它放进口袋里。

 

这是尼古拉·特斯拉在1926年对未来移动通信的畅想。1926年是一个什么概念?世界上第一台电脑ENIAC在1946年诞生,而1971才出现无线网络。

 

现在,我们真的实现了将所有联系人装进口袋,一个点击就能面对面视频对话。远不止,“所有的事物都会换成一个真正的整体”,不仅仅是通讯,当“时代”这个词紧跟着大数据、云存储的尾巴,我们能强烈感受科技给生活带来的全方位的改变。出行、饮食、购物只要舒服躺在沙发上动动手指就能实现。而企业想融入现代化办公中,云共享将是一个躲不开的办公方式。

 

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