研发文档管理：公司内部研发资料如何安全存储与分享？

研发文档是公司软实力的体现，一份份资料记录企业的研发经历与血汗成果，是宝贵的无形财富。那么，企业该如何管理研发文档，保证研发资料的存储安全，分享安全？

研发文档的安全管理包含三个方面：

一是在思想层面，员工和管理者对研发数据要具备安全保护意识，分享谨慎，不主动泄密。

二是在制度层面，公司是否与员工签署各项安全协议，保护我方数据安全。

三是管理工具，公司有效的工具和手段让研发资料在传输分享过程更安全，不越权操作。通过工具提升管理高度，管理者对研发文档形成全局透明管理，研发文档从形成到销毁可以被管理者洞悉。例如管理者能随时、快速地了解什么项目都分别产出什么文档；这份核心技术方案都曾有哪些人阅读过？在互联网上看到与公司相似的经验成果，是否内部资料曾被外泄？

云盒子作为私有化部署的网盘系统，深受科研、研发企业用户的喜爱，服务玉晶光电、小鹏汽车、三星半岛体杭州研究所、北京自动化控制设备研究所、国网智能电网研究院等，用户数超200万。

下面我们重点介绍云盒子企业私有云盘是如何帮助公司安全管理研发文档。

一、建立结构化、规范化的文档架构

在使用云盒子私有云盘之前，很多公司是通过Windows共享，建立部门共享盘的形式来分享研发文档，但这种方式缺乏日志审计，权限粒度不够，无法形成公司结构化的文档结构。

每个研发项目参与者包括研发人员和非研发人员，产生的文档包括需求分析、研发计划、总体架构设计、实验报告等，但每个项目产出文档结构是相似的，如果我们建立一个文档规范和标准，应用到每个项目中，不管项目的参与者有没有文档编写经验，但他能通过已经建立的一套项目模板，借鉴前人的文档编写经验，顺利完成这部分的工作。

同时，在云盒子中，一个个项目文件夹树状排列，这就已经逐步形成了企业内部项目文档管理库。

二、引导员工形成数据保护意识和归档习惯

云盒子私有云盘管理项目研发资料，这通过结构化的架构目录来固化归档，哪份资料属于哪个项目，以及属于哪个阶段的产出，应该上传归档到哪儿，员工只要打开项目文件夹就知道，同时如果他需要项目的其他文件，也能轻易找到。结构化目录利于员工形成归档习惯，也便于查找项目文档。

分享的项目文档经过严格的数据安全保护，例如权限控制、沙箱保护、水印保护等。员工在访问文档就会发现，有些文件他们无法下载、无法编辑、甚至无法截图、拷贝内容、打印等。这有利于员工形成数据保护意识，这些被组织的动作让他明白，这份文件是很重要的被保护，员工一些无意识的泄密、修改动作也会因此被拦截下来。

三、在组织层面让研发经验内部共享

研发资料安全管理的目的，除了防止内部资料泄密，还有经验累积、知识赋能。每个人都有自己的想法和经验，如果故步自封，就容易形成思维定势，即便自己的想法岔路了也不易发觉，形成思维定势。除了平时的沟通交流，也能从其他人的文档材料中得到新的想法，或者从对方的报告中发现自己的存在的问题。

可以说，通过云盒子安全管理研发文档的另一中法意义就是知识赋能。

四、在管理层面全局管理，简单透明

作为管理者，有可能你从来不知道公司到底有多少文档数据，研发部门材料又占了多少比重。有多少相同的文件存储在不同员工的电脑里。现在，通过搭建云盒子私有云盘就是一个非常好的了解途径。

云盒子的监控面板除了可以显示目前总共的文档数据总量、账号数量、各部门的文档量、文档类型占比等，还可以全面地了解：