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【案例】云盒子私有云在电子技工学校的建设
一、问题与现状
学校师资力量雄厚，现职工300多名，在省内各地设立有分支机构，各院校老师需不间断调动。学校重视信息化建设，但在学校内部的日常教务信息化建设方面扔是一片空白。现阶段，主要面临的困难有一下几点：
1. 纸质办公效率低下
现阶段学校内部的信息化建设比较空白，还沿用传统的办公模式。未建立有专门的教务系统，因此日常的办公资料和文档都依赖大量的纸质文档。纸质文档容易丢失、不易传阅、归档和保存成本高。传统办公模式使教务部门产生大量的人工传递、查阅、搜索和统计工作，过程繁琐、效率低下。
2. 文档协作混乱
由于缺乏有效的技术手段和工具，除了少数的文档以纸质版相对安全地由专人保管以外，其他超过大半数以上的电子文档（如教案、课程表、计划表、成绩单、学生作业等）则零散地分布在每一个老师的个人电脑里，而电子文档的提交、修改和沟通则主要通过QQ、Email等一对一的方式实现，通常会面临以下困扰：
1）教案和课程表只能通过打印来分发
2）无法进行移动办公，只能在自己电脑查看教案等资料。
3）查找文档需要耗费大量的时间和人力。
4）对教案的修改无法进行历史记录。
5）无法感知文档的变动，协作流转中对文档的查看、增加、修改、删除等操作均难以相互告知。
6）部门负责人都是以邮箱或一对一的方式收集与分发文件，有时需在数百封邮件中逐一发送，查找，审核，费时费力。
3. 文件安全的困扰
由于没有统一的管理，纸质文档和电子文档的协作混乱不堪，给基于文档办公的教务系统带来安全困扰，主要在如下的几方面体现：重装系统、电脑损坏、误操作、人员调动、U盘感染病毒、教务资料使用QQ、邮件等第三方公用平台作为传递的工具存在一定的曝光风险。
二、目标及解决方案
通过整合私有云技术、云计算技术、移动终端编辑技术、客户端脱机浏览技术、在线编辑技术以及全程服务器安全交互技术，提供全面支持主流浏览器端、Windows桌面端、Android智能手机/平板电脑客户端应用，覆盖电子文档在线存储、共享权限、版本控制、异动提醒、脱机访问等全功能的校园级电子文档虚拟化平台解决方案，能从根本上解决上述问题。项目建设范围主要包含以下内容：
1. 搭建校园内部统一电子文档私有云平台
1）改变原有纸质工作方式，将纸质文档电子化，提高工作效率
2）搭建全校统一协作平台，将分散的文档集中至云端，确保电子文档的归档和管理
3）所有电子文档的提交、修改、储存、分发自动化，不再需要QQ邮件等一对一的操作方式
4）修改版本历史记录，可以方便地调阅任意版本
5）提供Windows桌面客户端，直接在云端工作
6）提供手机客户端，随时随地查看文档进展
2. 透明的分享协作环境及移动办公
1）全面消除依靠QQ或邮件分发文档的混乱局面
2）校园内部即时通讯功能，可建立一对一或工作间的沟通聊天方式
3）聊天记录永久保存，多端漫游，并可直接引用平台中的所有文件
4）对文件修改异动的监控及消息提醒功能
5）针对文件设立的留言板，方便工作交流
6）提供全功能Windows桌面客户端、安卓系统端、苹果系统，只需打开手机或平板，即可以轻松完成工作
7）灵活的权限划分功能，实现针对各个不同部门人员划分文件阅读操作权限，进行文件分级管理
3. 数据资料安全备份
1）避免硬件损坏或人员流动造成的文档丢失
2）提供数据安全备份功能，24小时增量备份，每周全备份
三、总结
我们会在私有云领域不断耕耘，给各院校的电子化进程提供更多更完善的私有云办公平台解决方案，为数字化校园添砖加瓦。
