云盒子企业云盘,5种方式让你掌握协同文件的动向!

高效的协同办公要求“事事有着落,件件有回应”,即使是再默契的同事,也做不到及时回复。但通过云盒子企业云盘,可以让做完的每件事都自动回应。

 

一转眼2020年进入下半场,下半年销售计划紧锣密鼓的进行,部门小组需一起整理《客户意向表》,但在协作和沟通中并不顺畅,小组成员对文件进行更改后没有相互通知,主管无法及时了解每个成员的编辑情况。

 

如果成员通过微信、QQ、邮件等方式通知,但这些方式对于多人同时提醒并不高效快捷, 同事修改了重要文件不通知,难道只能干等?通过云盒子企业云盘的2种方式能让你主动接收文件变动消息。

 

一、关注文件、修改实时提醒

 

云盒子企业云盘的关注功能,能够做到【文件被修改时通知我】、【文件被下载时通知我】,通过系统弹窗的方式的提醒。当我点亮《访客意向表》的关注按钮,设置修改时通知我。任何人对这个文件作出修改时,我都能接收到通知消息,能够有效减轻人为提醒流程,谨防因为疏忽忘记提醒,造成工作断节。

 

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二、文件催办,掌握每个人的进度

 

催办的提醒力度要比关注功能强很多,适用于紧急情况或是多次催促无果,通知具有双向性。云盒子支持多人、岗位、部门同时发起催办。

 

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好比《访客意向表》明天必须统计完成,但A同事还没有填写,我可以对《访客意向表》发起催办,勾选【需要对方确认】提交完成。催办提醒自动推送到A同事,催办的消息提醒会一直悬挂在客户端上,直到被点击确认才会消失。对方确认后,发起人也会收到已确认的消息提醒。

 

除了关注、催办外,云盒子还通过以下3种方式自主了解哪些文件有新变动。

 

1、时间当日标红:所有当天更改过的文件,访问时间标红。

 

当我们进入云盒子上,看到所有文件夹的访问时间标红,说明这个文件夹中有文件今天被改动了。

 

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2、用户活动记录:详细记录每一个同事近期对什么文件进行了访问。

 

如果想要看A同事是否填写完成《访客意向表》,可以通过同事>活动记录>A,查看A同事近期是否编辑了《访客意向表》。这个功能也适合作为管理层的一个监管窗口,了解每个同事的工作进度。

 

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3、文件(夹)日志:记录所有人对这个文件(夹)的全部操作。

 

从文件菜单进入【日志】页面,能清楚看到不同版本下哪些同事对《访客意向表》进行下载、编辑、重命名等操作。

 

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协同办公效率决定公司发展的速度,云盒子企业云盘在功能设计上始终贯穿高效协作的理念,帮助企业员工避免因为工作疏忽、遗忘和懈怠造成的时间延误。还能避免人工催办时的尴尬,提升同事间的协同效率,云盒子企业云盘始终照顾用户每一个微小需求。

 

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