文档管理对企业的重要性

       年月渐变,时光飞逝,许许多多的微型企业在商海战役中死去,而留下来的企业一半垂死挣扎,一半日益壮大。

 

       无论是传统工业企业,还是新型企业,无可避免的在这信息化日益强盛的时代中使用电子文档进行办公。随着时间推移,每个企业都有属于自己的电子型文档,这些文档中涵盖了大量高价值的文档,这些文档关系着企业的命脉,却得不到好的文档管理。企业在更新,人员、硬件器材上也会随之更新,当然不可避免的也会有因人才流失而导致大量处理文档因不集中随着离开人员石沉大海,此外还会有很多因为文档管理不当、未存储、病毒侵害,硬件损坏导致等诸多不定性原因导致企业电子型文档流失,到最后又由谁来为企业负责?

 

       这些电子型文档是企业的无形资产,是宝贵财富应当得到妥善的管理。小到个体户,大到跨国集团、组织,要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。而现今他们真的被良好的保存运用了吗?

 

       并没有,在中国每天都有成千过万的企业因为泄密、文档流失、文档丢失、储存不当而导致工作无法进行、企业机密文件丢失泄漏、被对手公司掌握核心命脉等等影响企业稳当运行的问题,我们应当正视企业文档管理的问题,而不应该放任。

 

办公室文件如何统一进行管理

       作为办公室的主管,下属提交文件给予查看是最为频繁的流程,提交文件这个过程只能通过qq进行传输,想要搭建网上邻居又没有专门的技术人员管理,导致的就是经常需要多次催促下属,及时提交。

 

       现在只需要搭建云盒子私有云企业网盘就能省去这个催促的过程,文件完成后会自动发送提醒信息给主管,避免了来回的多次交流成本。这个文件统一管理的过程,只需要办公室每一位人员下载好云盒子客户端,登陆后只需要将文件拖拽带云盒子中,文件就自动保存在云盒子的服务器上,主管也同样是通过客户直接就能查看下属上传的文件。修改文件时,打开编辑保存后,文件会自动更新上传,其他人看到的将是最新的文件版本。为防止宝贵的文档财富。云盒子支持恢复所有的版本,并能查看文件的日志,对于什么人在什么时间对文件做了什么操作,都能一览无余。

 

       如果公司不只一个办公室,分几个部门。文件管理平台内置相应的分类区间,只需要建立对应部门的文件夹,人员按照命名好的文件夹上传文件,办公室的文件就能自行分类,无需在要一个人员进行独立维护。

 

没有企业文档管理系统对企业造成的损失

       企业发展由员工的许多日常工作所构成,现代员工的日常办公多数以电子文档的方式进行,大部分工作成果通过文档的方式进行存储,根据IDC企业报告显示,文档类数据占到90%以上,企业要是对这部分文档管理还不重视,企业只能把控剩余的10%的固定资产,损失隐患随时存在。

 

       如今个人网盘的流行,暂时满足了那些没有企业文档管理系统的企业,但是这些存储在个人网盘上面的文件多数都是企业应该拥有的文件,一旦这位职员离职,直接带走的就是企业的成果和信息。特别对于财务、技术、设计这类重要的岗位,文件存储在个人网盘无疑是企业财富被转移。

 

       没有文档管理系统的企业,企业文档存储在个人电脑上多处于死水状态,想要对文档再次利用困难非常大,要么是忘记有这份文件,要么就是不知道有这份文件导致工作重复进行,要么就是要找到这份文件需要经过多个人员才能实现,过程繁琐漫长,同时也怠慢了工作的进程。

 

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私有云文件共享管理软件

       企业的文档作为企业无形资产的一部分,占的比例越来越高,其重要性已经属于战略性级别,许多企业也在寻求着文档管理最好的解决方案,但是大部分最后都是选择了增加人工,可这部分自然形成了企业的劳工成本,效率又未必见得有何改善?因此解决企业文档共享管理是当务之急。

 

       所以文档管理软件的兴盛无疑会掀起企业新型管理模式的浪潮,然而企业在选择软件时,往往无从下手,面对众多琳琅满目的文档管理产品,却又无从了解其中性能,有的产品不菲的价格更是让企业管理者望而却步。基于此,云盒子科技推出的私有云的无疑给千万企业带来了福音。

 

       云盒子科技私有云可以帮助企业建设一个文档管理系统,不仅可以保护企业机密信息的安全,还可以通过科学的分类与统一的集中管理以及快速的从海量的文档中搜索定位,更是极大的提升了办公人员的效率。

 

能跟踪项目进度的企业文档管理系统

       云盒子是一款能跟踪项目进度的企业文档管理。做项目最重要的就是要对项目完成程度跟进,只有知道了项目的完成情况才能更好的协调和调配团队资源,最终在规定的时间内完成企业的项目任务。

 

       经常做项目的企业配备有相应的文档管理软件就显得尤为重要,它能为企业更加合理的调整团队资源,指导团队每一个成员项目文档的完成程度。文档管理软件是怎么样完成整个项目文件进度监管的,下面就需要从软件功能开始介绍。

 

       文档操作能记录

 

       文档管理软件能知道项目进度重要一个功能就是,它能针对每一个文档进行操作记录,记录到是谁编辑了这个文档,编辑时间是什么时候,在线查看就能知道文档完成到了哪一步。

 

       版本恢复

 

       编辑项目文件并不是一天就能完成的事情,许多都需要来回修改,还需要通过团队之间的讨论,因此拥有一个版本管理也是能改善项目文档效率的功能,这个版本管理能避免项目文件来回修改形成多个版本,同时文档不满意也能恢复到之前最原始的版本,再进行重新编辑。

 

好用的文件分类管理软件

       文件分类管理是高效率办公的开始,也是文件管理的基础。在办公自动化的今天,拥有一款文件分类管理软件会大大提高企业的办公效率。云盒子就是一款好用的文件分类管理软件。

       云盒子文件分类管理软件,它的分类功能是可以做到按照部门设置文件树,部门下的员工所有文件都能按照自定义的文件分类标准上传文件。为了能够实现企业的高效办公,云盒子在分类的基础上加入了其他实用的设计:

       文件搜索:云盒子自带的搜索功能能够快速定位文件,模糊查询批量文件。

       文件权限:每一个文件都能设置操作权限,在分类的基础上使得文件的管理更加深入一个层次,做到分类的同时也不失去内部的安全管理。 

       外链分享:好的文件分类管理软件只是单纯的分类是难于满足企业的综合需求,因此云盒子还配上外链分享功能,能做到通过文件外链去分享案例等给客户,也能够通过文件夹外链来采集数据。做到基于文件办公的灵活进行。 

iPhone能用的文件管理软件

       iPhone使用的是苹果公司独有的iOS系统,这个系统对外部软件要求是比较高的,不是所有的软件都能安装到上面,安装上去之后也需要考虑到一个系统兼容性的问题。

 

       特别是对于基于云存储的文件管理软件属于企业用户使用,大部分软件上只是兼顾了Windows电脑端系统的基本操作,往往遗忘了正在崛起的手机用户。

 

       云盒子科技为了把文件管理系统做到极致,针对iPhone的iOS进行专注的攻克,在考虑兼容性、设计交互、易用性、稳定上做出全新的改变,设计采用先进最舒适的扁平设计,符合iOS整体界面操作。

 

       同时跟随iOS版本的发布,不断更新发布兼容的云盒子客户端,让用户可以随时升级使用。

电脑之间如何共享文件

       方法一:网上邻居共享

       1.这种方法比较适合家庭以及两台电脑之间文件的共享,权限管理比较简单,实现为了方便两台点之间共享。

       2.保证通信可用,需要做到两台电脑之间处于同一个网段内。

       3.具体操作:

       (1)右键【我的电脑】选择【属性】,目的是为了建立工作组

       (2)在【系统属性】界面上栏选择【计算机名】,查看“工作组” 

       (3)对比两台电脑工作组是否相同,如果“工作组长”不相同,就应该做出修改,单击“更改”,在弹出的对话框修改为相同的“工作组”,即可

       (4)右键【网上邻居】,选择【属性】安装netBIOS协议。 7、此后再右键【网络连接】,此为【本地连接】,选择【属性】,在弹出的对话框勾选“Microsoft网络客户端”

       (5)同时也勾选“Microsoft网络的文件和打印机共享”复选框,否则共享也找不到对方

       (6)最后切换到“高级”选项,点击“设置”按钮,选择“关闭(不推荐)”单选项,在一路单击“确定”即可

 

企业云存储发展动态

       科技引领商业的发展,这是人类社会长期发展来的路径,无论是在个人市场还是在企业市场,一个全新的发展动态出现都脱离不了前沿的科技推进。云存储发展就是一个典型的例子,社会每天都在产生着大量的数据,这些数据都脱离不了通过介质去存储,企业内部也是一样,对于特定的文件需要相应的存储设备。现在就是如何能把过往的电脑服务器转变为一个私有云服务器,重新被公司所用。

 

       节约资源

       企业内部有闲置的电脑是常有的事情,没有人使用要么是丢弃一般要么是放到相应的仓库管理,而在建设企业信息化的时候有需要重新购买服务器,导致原有的个人电脑服务器的浪费。对于中小企业要是能把电脑主机转变为企业的云服务器,确实一项非常好的选择。这个实现只需要一个私有云办公系统就能实现。通过电脑主机搭建的云服务器能帮助企业实现办公文件备份、即时通信、文件记录等,对于中小企不但重新利用了这台主机还让企业的信息化进程加快一步。

 

       私有云也能移动办公

企业无线云存储

       无线云存储指的就是通过手机或者其他的移动设备接入WiFi就能访问的云存储服务器,连接后用户就可以共享和管理上面的文档资源。

 

       起初无线云存储更多是帮助摄影爱好者通过手机存储已经拍摄好的文件,实现在多台电脑上面共享查看。经过长期发展,这种跨平台、跨地域的共享方式在企业内部也是很有需求的。这种需求提现在部门以部门之间文件的传递,这种传递以往是经过通信软件或者邮件发送来实现,通过这种方式会有一个弊端,你必须连续到发送者,发送者使用的电脑上刚好拥有这份你需要的文件,这样才能达成发送。如果以上条件缺失一个,基本需要长时间等待。

 

       另一种就是外出办公的人员基本都需要携带一些企业资料,传统办公基本是通过纸质文档,好一些的就是通过存储在笔记本上。如果企业内部装有云盒子无线云存储,那企业资料的展示场景就更加多样化,无论是咖啡厅、客户办公室等,只要有电脑就能通过云盒子客户端完成资料的浏览。

 

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