云盒子助力企业文档管理一体化建设

       在企业成长的过程中,会不断的产生各种各样的文档,但真正可以有效管理起来的往往不到20%,这类文档多数是简单的、标准流程化下产出的,例如财务系统生成的各类凭证或报表等,或是ERP系统中自动生成的各类表单等。但另外80%的数据多数是缺乏有效手段管理的,这类文档多数是日常办公过程中产出的、个人工作需要自行记录的,又或是临时项目产出的文档。这些对于企业来说,多数是散落在每个员工的办公电脑或是其它设备上的,尽管散乱,但却是员工日常接触最多,使用最频密的。随着企业的发展,若不能有效的对这些文档进行有效的存储,并可快速的检索、分享,将会为企业的规范化管理带来巨大的挑战。

 

企业网盘和U盘比,优势何在?

       企业网盘和U盘都是企业常用的存储工具。随着社会信息化程度的不断提高,不论是哪个行业的企业,大多都已实现了文档的电子化。那么企业网盘和U盘比,优势何在?常用U盘的人员应该了解企业使用U盘存储的有以下的特点:

       U盘有价格低、携带方便,且容量大等优点。但是,使用U盘常常有这样的问题:例如偶尔的接触失灵导致无法计算机无法识别设备,又或是芯片损坏导致数据丢失等。特别是对于日常的上班族来说,多数都会使用U盘来拷贝数据或是存储工作文档,一旦U盘出现问题,麻烦就大了。

       于是,企业网盘越来越受到企业用户的关注,并且随着科技发展而出现云存储类型的企业网盘,更是进一步的影响到了U盘在企业办公环境中的地位。那么,企业网盘比U盘好在哪?

       其实,无论是企业网盘还是U盘,用户的最终需求就是为了可以方便快速的、随时随地的存储或传递自己的数据。而且对企业用户来说,除了满足简单的数据存储之外,基于企业数据的重要性考虑,安全性成为首要关注的问题。

移动办公,企业面对挑战必备的武器

      移动办公,是企业面对激烈的市场竞争必备的有力武器!目前,无处不在的智能手机和平板电脑或多或少的都安装了基于云的应用,从这一点上来说,企业若使用基于云的应用将可以获得移动办公的好处:提高内部协作、增强员工参与、减少成本以及增加收入。

      这些曾需要IT专业开发,并且只有大企业才负担得起企业应用,现在只是作为一个应用来下载。特别是云盒子这一类立足私有云领域的产品,更是由于其服务端易安装,移动访问便捷等特性,对于企业来说非常具有吸引力,因为大多数员工可能已经拥有至少一个智能手机或平板电脑,经过在企业服务器上简单部署之后,企业不需要投入太大的资本就可以获得移动办公的优势。

      云盒子强大的移动办公功能不仅实现了员工出差在外,轻松查阅、编辑、分享资料和文档。更实现在企业内部群组、部门、同事间的实时聊天通讯,并支持在聊天界面中随心分享文件,且可在多个设备中同步漫游。这些丰富功能的支持,使得员工充分感受到移动办公的便利性,与灵活性。

移动办公正改变着企业的职场环境。

      随着移动办公带来的便利性使成本持续下降以、沟通与协同协作的效率增加,现在企业在面对成长过程中的各类挑战时拥有了更多可利用的武器。

 

企业文档管理系统适用于什么领域的企业?

       企业文档管理将纸质形式存储的文档电子化,让企业实现文档集中管理,不仅方便办公,更能保障文档安全。因此越来越多的企业都已引入或计划引入一套文档管理系统。可以说,无纸化办公的理念已越来越深入人心。那么, 企业文档管理系统适用于什么领域的企业?

       答案是“所有领域的所有企业”。企业文档管理系统的基本功能需求主要包含:文档储存,便捷查询,版本管理,用户管理,权限管理,系统管理等各种管理功能,这些基本功能可以适用于不同领域。

       例如设计类的企业,设计图纸大多需要多人共同编辑,主管检查及审核,如何确保设计图纸的版本有效管理,就是设计类企业选择文档管理系统的一个重要考量因素。

       再如普通的商贸公司,会有大量的客户报价单、报价合同等文档,如何做好有序存储、便捷查询就成为了一个必须重视的功能需求。

企业文档管理系统的主要元素有哪些?

       随着国内企业信息化建设的不断深入,人们对于日常办公过程中所产生的大量文档数据进行存储的需求日益剧增。而如何引入一款适合企业自身需求,满足企业办公需要的企业文档管理系统也成为众人所关注的一个重要的研究方向和热门课题。接下来,就简单聊一聊企业文档管理系统的主要元素。

 

企业文档管理系统

 

       首先,企业文档管理系统最重要的功能,就是管理日常用到的一些文档、图纸、音/视频等数据内容。对于企业自身来说,这些日常产出的文档等数据是其最重要的资产之一,因此使用一款文档管理功能强大的企业文档管理系统非常重要。因此,企业文档管理系统的主要元素有:

 

       1. 系统采用统一的、集中式的存储所有日常文档产出

 

       2. 系统可支持创建的文档类型或数据格式应是多种多样的

 

       3. 系统必须有权限管理机制,以便合理控制成员对文档的访问、编辑以及分享

 

企业网盘挑选“三部曲”

       面对市场上种类繁多的企业网盘类产品,企业该如何抉择呢?以下是小编总结挑选企业网盘的几点建议:

       一、高效的协同办公性能

       利用企业网盘的协同办公特性,实现企业内部成员之间的共享办公,省去文件互相传递的麻烦,同时避免传递过程中对文件造成的丢失和机密泄漏。这是企业用户选择网盘的首要标准。

       二、文件管理

       件管理是云存储服务的基本功能,而企业对文件管理的要求更高。对于企业来说,他们必须快速应对各种报表、业务资料、员工信息等带来的庞大的数据存储需求,是否能高效管理这些文件数据成为企业选择企业网盘的又一标准。

       三、操作体验

       企业网盘的界面需要清晰,功能要明确,操作要简单。

       深圳云盒子科技有限公司所研发的云盒子软件,完全契合企业级用户对企业网盘的上述需求:

企业网盘,如何挑选企业网盘

       1)企业内高效的协同办公环境

私有云存储为什么更适合企业使用?

       近年来,国外的亚马逊的AWS、微软的OneDrive以及Google等大公司的云存储方案吸引了不少的关注,也改变着企业用户常期以来的数据存储习惯。而国内因国情的特殊性,百度云或阿里云也逐步成为大众的焦点。云存储服务可以节省成本,用户没有必要购买及搭建自己的数据中心,同时用户还可以自由的定制自己所需的存储容量,灵活性较高。

 

       但是,上述的产品均是公有云的概念产物,而公有云存储并非完全适合所有用户或是所有类型的数据,特别是在目前国内的网络环境中,各种不确定因素的影响下,企业级的用户大多还是更愿意将数据保留在内部,而不是全部放在公有云当中。

私有云,私有云存储

       私有云存储的概念即来之于此,即可以使用云技术的便利性来提高数据存储的效率,同时也将重要的敏感数据留在企业内部,可管理性与安全性都能够合理管控。

 

企业文档管理难题,云盒子来解决!

 

       企业文档随着信息化建设的不断深化,已实现了电子化。此时,几乎每一个企业的管理者或是CIO们都在为如何选择一款适用自己的企业文档管理系统时纠结过。是选择成本低的or功能范围全的?按每个用户计划or按年计划来购买?选择老牌服务商or行业新秀……各种各样的问题都快把大家都逼成天秤座了……

 

       选型困难,多是出于对性价比的考量。特别是中小企业用户比企业级用户更看重性价比;同时,无论是何种体量级的用户,均认为文档管理系统的协同合作功能以及安全保障功能将直接影响其业务的连续性和未来发级。由此可见,当前中小企业用户在选择文档管理系统时更青睐于选择一款高性价比的产品。

 

       性价比高,最直接的感受是物超所值,这不仅是人们在日常购物时的期望,这也是每个企业在选型时的理想效果。务实的云盒子正是高性价比的文档管理系统的打造者。

 

       云盒子软件除了具备基本的文档集中存储、管理功能之外,还集成了在线编辑锁传递、即时通讯、流程审批,以及接口订制等多项实用的功能,旨在为各个层级的企业提供一套完整的解决方案。

 

企业网盘实施过程中极易被忽视的风险点

       企业网盘是一个企业私有的专用网盘系统,具有强大和简单易用的文档在线编辑预览、协同办公、部门或虚拟团队级文件共享、自动定时备份、历史资料归档等丰富功能。与免费的个人网盘相比,企业网盘具有更好的数据安全性,非企业人员一般无法获得系统登录地址,更不可能进入。同时企业网盘与个人网盘相比具有更强的团队协同功能,在组织架构、共享权限上能适应企业的需求。在多人共享、协作日常办公文档时能有效的提高工作效率。

       尽管企业网盘拥有上述所列举的这些便利性,但在企业实施部署继而上线使用的过程中,有一项极易被忽视的风险点,若没有妥善的处理,不仅不能享受到企业网盘的便利性,更会严重影响企业的工作效率。

       忽略培训 - 一个隐形的挑战与风险

       市场上大部分的厂商都宣扬自己的产品是多么的易用。然而,对新手进行基本功能和工作流程变革的培训一直都是组织部署企业网盘类产品的两大挑战之一,仅次于安全问题。因此,请确保企业的员工了解如何执行基本和高级功能--他们对你推行的工具了解得越清楚,就越不可能回复到自己过去的旧有工作方式。

企业文档管理系统的三大痛点

      目前大部分企业针对内部的文档管理,采用的还是较为原始的人为控制的方式,或是借助档案管理人员的专业知识,对文档进行分类标识、归档与管理。这样的管理模式,不便于在企业内部进行文件的传递与分享。若是集团化的企业,跨地域后所遇到的问题会更多。建议使用云盒子企业文档管理系统来解决问题。

企业文档管理系统

      云盒子企业文档管理系统正是为了使企业能够通过信息化系统,来解决这些痛点问题的。而且云盒子可为企业解决的问题着实令人眼前一亮:

      1、跨地域问题。

      通过使用自有的服务器搭建统一的企业文档管理系统, 总公司、分公司、办事处、项目部之间均通过访问企业内部的系统,实现公文分发、工作文档的分享,并且实时、高速、灵活受控。

      2、向客户交付电子化产品问题。

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