文档管理系统安全性是第一位

 

企业在架设文档管理系统之初一般都是想到这个软件能带给企业什么效益,了解到一些高效的用法之后就冲冲忙忙的上线了,在文件安全问题上没有一个深入的考虑。

 

从事文档管理多年,深知文档安全才是选购一款文档管理系统首要考虑的条件,后面才去考量这款软件所能实现的功能,以及上这个项目能给企业带来什么效益。

 

首先要知道所选购的文档管理系统,具不具备文件上传加密的能力,文件存储毕竟有一个特定的服务器,存储在服务器上的文档进行加密后就能有效防止服务器被盗,避免公司信息泄露的风险。

 

考虑到了外在安全,接下来就是内在安全,一个企业少的拥有2-3个部门,多的会达到10个部门,部门之间的文件有效的区隔就显得非常有必要了,能完成这个效果的文档系统都具备有权限管理能力,在购买之前一定要询问清楚,没有权限控制、权限不合理导致的可是文档混乱不堪,任何人都能随时查看公司的机密文件。

 

删除恢复能力是一个企业需要经常用到的,这个功能一般是防止人员流动恶意删除企业文件、重要文件误删后找回。

文档管理软件现代企业标配

       一个企业注不注重自身的办公效率,从基本的文档管理系统建设上就能看出来,文档管理是现代企业都不可或缺的,少了文档管理带给企业的只有杂乱无章,来回的反复工作,消耗掉一天重要的办公时间。

 

       没有自动化文档管理机制的公司,大量的文件都是缺乏整理的,杂乱的分布在员工的每台个人电脑之中,自然也没有所谓的分类可言。一些企业自以为派有专门的人员管理就能解决问题,其实这是一个繁琐、庞大的工程,不是简单的存储文档这么简单,它需要做到日常的文档共享流通、区分每一个部门的文档、哪些是旧文档、那些是经常使用到的必需文档等等,这个过程即要求细节、也要求效率,人工运作起来成本可想而知。

 

       然而这个过程只需要一套云盒子文档管理系统就能完成整个管理流程,不需要一点点的人工。上面说的文件传输汇总,只需要每一个员工下载一个客户端,一拖拽就能完成上传,每位员工每天完成的文档都通过这个客户端上传汇总,不再需要任何人去收集。再进一步,员工能直接在上面建立文档,直接编辑保存,连上传都自动化。

 

       汇总后的文档就能完成自行分类,各个部门之间有一个权限的限制,没有权限是不能查看别的部门文件的,安全性远远高于传统的邻居共享、局域网共享等。

 

论公有云和私有云与用户的关系

       公有云和私有云同为云计算的部署模式,公有云作为先驱者,在技术和产品上都比私有云来的年长且成熟,但私有云在未来市场更具备潜力,毕竟,私有云被认为是中国云计算的突破点。随着私有云技术越来越成熟,人们将两者径向比较的心更是日益增大,仿佛公有云和私有云之间有着无形的刀光剑影,然而二者必择其一。业界目前对此的主要观点有三种:“私有云无用”“私有云和公有云价值相当应理性共存”“私有云比公有云更有用,将是云计算的大趋势”。

公有云(Public cloud)

       公有云跟用户的关系更像是情人关系,他就像是一位声名显赫的伴侣,细心体贴且价格低廉,甚至会有大部分的运营商提供着公有云的免费服务,他是私有云的前辈,是许多人意识当中的云计算,是传统意识中云计算的代名词,它方便、易于在朋友之间进行共享,只需要把查看码分享给他人就可以把自己云端上的所有对人倾囊相授,现如今U盘的存在价值越来越小也是因为许多人利用各种渠道的公有云来将文件进行共享,省去了中间拷贝的环节,利用互联网、公有云让分享更方便。对于个人用户,他是一个绝佳的情人,对于企业他却是浪漫多情但无法给予安全感的浪子。

私有云(Private cloud)

文档管理能帮助企业做什么

       文档管理在电子化办公的今天已经不是新鲜的事物,但在中小型企业中又不是常见的系统,之所以难于普及多是因为小型企业对信息化建设的不重视以及用途。为了普及文档管理的重要性,下面给小型企业主介绍下文档管理能给企业带来什么:

 

       避免丢失

 

       文档管理系统是一个独立出来的存储空间系统,员工每时每刻办公生成的文件会经过客户端上传到文档管理系统上,这种形式帮助企业进行了一次完美的备份,日后员工个人电脑坏死都不会因此导致企业文件因为个人原因而丢失。

 

       记录办公成果

 

       个人电脑的文档操作,作为领导是无法每天知道下属都从事了哪些工作,通过文档管理的自动记录功能,能实时记录下属的所有操作,每天就能知道下属工作近况,无需再次一一询问、考核。

 

       群组沟通

 

如何让企业文档发挥最大效益

       好的企业,需要经营、需要制度、需要管理。对于企业而言人才的管理是一项长久的工程,知人善用可以让人员对企业利益最大化,每一个企业都在不断的改进。但是对于企业的无形资产——文档的管理却大大的匮乏,对于这些企业的宝贵财富,我们应当集中管控,让企业文档管理规范化,发挥最大功效。

       一、集中管控企业电子文档类新型财富,让无形资产不再流失

       建立企业的电子型档案库或使用文档管理类的软件,部署属于企业自己的私有云文档管理软件,将公司所有的业务文档集中存储在该系统中,避免因为人员流失、恶意损坏、硬件烧毁、病毒侵害、工作协作不当导致文件多份存储在员工电脑用时难查找、或多人同时对一份文件进行操作导致最终无法归档等等的问题进行解决。

       二、加强内部文档协作,充分利用起属于公司的每一份业务文档

文档管理对企业的重要性

       年月渐变,时光飞逝,许许多多的微型企业在商海战役中死去,而留下来的企业一半垂死挣扎,一半日益壮大。

 

       无论是传统工业企业,还是新型企业,无可避免的在这信息化日益强盛的时代中使用电子文档进行办公。随着时间推移,每个企业都有属于自己的电子型文档,这些文档中涵盖了大量高价值的文档,这些文档关系着企业的命脉,却得不到好的文档管理。企业在更新,人员、硬件器材上也会随之更新,当然不可避免的也会有因人才流失而导致大量处理文档因不集中随着离开人员石沉大海,此外还会有很多因为文档管理不当、未存储、病毒侵害,硬件损坏导致等诸多不定性原因导致企业电子型文档流失,到最后又由谁来为企业负责?

 

       这些电子型文档是企业的无形资产,是宝贵财富应当得到妥善的管理。小到个体户,大到跨国集团、组织,要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。而现今他们真的被良好的保存运用了吗?

 

       并没有,在中国每天都有成千过万的企业因为泄密、文档流失、文档丢失、储存不当而导致工作无法进行、企业机密文件丢失泄漏、被对手公司掌握核心命脉等等影响企业稳当运行的问题,我们应当正视企业文档管理的问题,而不应该放任。

 

办公室文件如何统一进行管理

       作为办公室的主管,下属提交文件给予查看是最为频繁的流程,提交文件这个过程只能通过qq进行传输,想要搭建网上邻居又没有专门的技术人员管理,导致的就是经常需要多次催促下属,及时提交。

 

       现在只需要搭建云盒子私有云企业网盘就能省去这个催促的过程,文件完成后会自动发送提醒信息给主管,避免了来回的多次交流成本。这个文件统一管理的过程,只需要办公室每一位人员下载好云盒子客户端,登陆后只需要将文件拖拽带云盒子中,文件就自动保存在云盒子的服务器上,主管也同样是通过客户直接就能查看下属上传的文件。修改文件时,打开编辑保存后,文件会自动更新上传,其他人看到的将是最新的文件版本。为防止宝贵的文档财富。云盒子支持恢复所有的版本,并能查看文件的日志,对于什么人在什么时间对文件做了什么操作,都能一览无余。

 

       如果公司不只一个办公室,分几个部门。文件管理平台内置相应的分类区间,只需要建立对应部门的文件夹,人员按照命名好的文件夹上传文件,办公室的文件就能自行分类,无需在要一个人员进行独立维护。

 

没有企业文档管理系统对企业造成的损失

       企业发展由员工的许多日常工作所构成,现代员工的日常办公多数以电子文档的方式进行,大部分工作成果通过文档的方式进行存储,根据IDC企业报告显示,文档类数据占到90%以上,企业要是对这部分文档管理还不重视,企业只能把控剩余的10%的固定资产,损失隐患随时存在。

 

       如今个人网盘的流行,暂时满足了那些没有企业文档管理系统的企业,但是这些存储在个人网盘上面的文件多数都是企业应该拥有的文件,一旦这位职员离职,直接带走的就是企业的成果和信息。特别对于财务、技术、设计这类重要的岗位,文件存储在个人网盘无疑是企业财富被转移。

 

       没有文档管理系统的企业,企业文档存储在个人电脑上多处于死水状态,想要对文档再次利用困难非常大,要么是忘记有这份文件,要么就是不知道有这份文件导致工作重复进行,要么就是要找到这份文件需要经过多个人员才能实现,过程繁琐漫长,同时也怠慢了工作的进程。

 

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私有云文件共享管理软件

       企业的文档作为企业无形资产的一部分,占的比例越来越高,其重要性已经属于战略性级别,许多企业也在寻求着文档管理最好的解决方案,但是大部分最后都是选择了增加人工,可这部分自然形成了企业的劳工成本,效率又未必见得有何改善?因此解决企业文档共享管理是当务之急。

 

       所以文档管理软件的兴盛无疑会掀起企业新型管理模式的浪潮,然而企业在选择软件时,往往无从下手,面对众多琳琅满目的文档管理产品,却又无从了解其中性能,有的产品不菲的价格更是让企业管理者望而却步。基于此,云盒子科技推出的私有云的无疑给千万企业带来了福音。

 

       云盒子科技私有云可以帮助企业建设一个文档管理系统,不仅可以保护企业机密信息的安全,还可以通过科学的分类与统一的集中管理以及快速的从海量的文档中搜索定位,更是极大的提升了办公人员的效率。

 

能跟踪项目进度的企业文档管理系统

       云盒子是一款能跟踪项目进度的企业文档管理。做项目最重要的就是要对项目完成程度跟进,只有知道了项目的完成情况才能更好的协调和调配团队资源,最终在规定的时间内完成企业的项目任务。

 

       经常做项目的企业配备有相应的文档管理软件就显得尤为重要,它能为企业更加合理的调整团队资源,指导团队每一个成员项目文档的完成程度。文档管理软件是怎么样完成整个项目文件进度监管的,下面就需要从软件功能开始介绍。

 

       文档操作能记录

 

       文档管理软件能知道项目进度重要一个功能就是,它能针对每一个文档进行操作记录,记录到是谁编辑了这个文档,编辑时间是什么时候,在线查看就能知道文档完成到了哪一步。

 

       版本恢复

 

       编辑项目文件并不是一天就能完成的事情,许多都需要来回修改,还需要通过团队之间的讨论,因此拥有一个版本管理也是能改善项目文档效率的功能,这个版本管理能避免项目文件来回修改形成多个版本,同时文档不满意也能恢复到之前最原始的版本,再进行重新编辑。

 

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