在上一篇新闻中,小编谈及如何找到企业文档管理系统提供商,但是一碰到选择的问题事情就会开始变得复杂。如何选择呢?一个产品一个产品地去体验试用?小编这里总结了一些方法,希望能够帮助你更快速地找到满意的企业文档管理系统。本文仅献给目的性不强,并且通过搜索引擎寻找企业文档管理系统的朋友。
首先,你要明确自己是需要管理企业结构化数据还是非架构化数据。通俗一点讲,就是需要对文件进行增加、删除、修改、分享、权限设置、查看日志、历史版本等操作,还是需要管理企业成员每天每个工作事项的管理,例如任务协作、项目、工作报告、移动考勤等。
如果选择的是前者,可以将索引关键词设为企业网盘,而如果是后者,可以将关键词定位OA软件、协作办公相关。当然,一些软件供应商为了扩大搜索来源范围,经常会把文档管理系统和OA和概念混淆。因此,为了找到满意的,请不要偷懒,将自己遇到的软件品牌记下,进入主页后发现牛头不对马嘴的就可将其划掉,留下的还要注意功能产品的功能列表。因为接下来就是根据刚需功能来筛选器企业文档管理系统。
这一项的难点在于,有些企业对于企业文档管理并没有刚性的功能需求,或者几乎留下的产品的都符合自己的功能需求,这个时候就不知道到底该淘汰哪些产品。那么可以从很多细节部分去考虑。
企业文档管理系统的需求日益变大,这也反映了企业文档管理系统能够真正有效率地满足企业用户的文件管理需求。另外,也有越来越多的企业加入寻找企业文档管理系统供应商的行列,希望能够为公司带来文档管理革命性的改变。那么,如何找到企业文档管理提供商?
最简单最快速最常用的方法就是通过搜索引擎找到企业文档管理系统提供商。可是当你打开百度,敲击搜索,你会就发现,百度让你看到的,其实就是商家想让你看到的。首页大概会展现27个结果链接,但是其中有18个就是推广链接,而其中的9位为搜索引擎关于关键词的自然排名。这个自然排名,说白了也就是企业SEO专员努力的成果。因此,使用搜索引擎找到企业文档管理系统供应商从表面上看, 你是主动搜索,但是藏在表面的背后,是一些企业花费财力物力主动推送到你面前,你只能被动接受这个结果。
企业文档管理系统顾名思义就是对企业内部文件进行统一管理,使企业文档从纸质存储向电子化存储转型,从而解决数据丢失、信息检索困难、文档版本多样、信息共享滞慢等企业文档管理问题。下面就云盒子来讲解企业文档管理系统常用的功能:
集中存储
企业文档管理系统的目录结构由管理员设计,清晰、合理的目录结构能够让企业员工对企业文档财富一目了然。企业员工在搜索文件时,可以通过合理的文件组织结构进行快速检索,也可以利用搜索工具进行快速搜索;员工在上传文档时,按照架构目录合理归位。使用企业文档管理让员工更快速地访问企业最新版本的文件。
权限设置
协作办公的理念一直延续到如今,只有更好的协调团队间的矛盾才能发挥一加一大于三的效果来,古人有云:三个臭皮匠赛过诸葛亮,这里就体现出协作的功效来。
协作不单单指的是人,也指如今我们所拥有的诸多办公助手——如OA系统、企业网盘、IM软件等。软件的产出目的是为了提高我们的工作效率,达到减少我们在某些事物上的精力,从而把这些精力用在更有用的地方中。
举个例子,企业网盘的主要作用是用于存储公司内部的文件,然后通过网络实现随时随地调用和编辑里边文件的功能,让存储和共享变得更简单且不受地域的影响。但要想帮助人们解决办公上的某些难题,首先就需要它内部也要做到协作的功效。
企业网盘的发展离不开用户的需求,毕竟没有用处的产物只会随着时间的推移而逐渐消散,如果想要了解一样产物的未来发展状况,就需要了解用户使用该产物的哪些功能,同时这些功能又是否能够帮助用户解决他们所遇到的疑难杂症。
能够持续发展的产物必定有它可取的地方,而作为发展至今依旧被大众所需求的企业网盘也同属这一行列中,今天我们就重点讲讲企业网盘的作用是什么?
第一、打好基础利于存储
网盘,顾名思义就是存储的地方,且网盘之初它就是为了防止已完成文件的丢失而做的备份存储地。备份功能无论是个人网盘还是企业网盘都是最基础的功能,只不过是企业网盘针对的是企业用户,备份的文件由各个终端产生。
第二、存储集中共享方便
移动办公软件最受欢迎的特质就是能够让工作变得随时随地。只要拥有移动设备,你会发现,移动办公让同事与团队间的协作变得轻松简单。无论你在哪里,所有的内容就在你的指尖。只需要动动手指,就能保持生产力!
如果你正在寻找一款简单、又能够安全管理企业内容的移动办公软件,强烈推荐云盒子!云盒子,一种全新的灵活的移动办公方式,它能能带给你的,或许会让你感到惊艳:
集中存储、授权访问
企业内部资料通过云盒子的梳理,清晰的多级树状存储结构,让企业资料井然有序。查找内部资料变得更快速更简单!如果你还是找不到目标文件,试试云盒子检索吧!人员、文件权限设置让企业管理变得简单,再也无须担心重要文件的泄露与篡改。
在线编辑、移动审批
在能源化工领域,大部分的企业多为知识密集型,其产出的文档均属于产品研发的重要成果,甚至其重要性要远远超过其它有型的实物成果。在日常的工作当中,企业的大量核心技术、专利、重要客户信息、各类产品配方和生产工艺流程图。以及财务数据等方面的敏感数据大都以电子文档的形式保存在各部门员工的个人电脑上。因此,在能源化工行业的企业必须关注内部数据资产的管控问题,提升电子文档的精细化管理手段。
大多数的能源化工企业由于不重视文档管理及文档管理手段的落后,极易出现以下问题:
1)海量文档存储,管理失控
企业在日常的经营活动当中,文档的数量和容量不断累积,最终都十分庞大,并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量,即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间,靠人工有效管理几乎不可能。
2)文档版本管理混乱
在化工行业很多数据都是通过配料比例变化,反复进行实验,得到一组数据,每个实验编辑文档就多达数十乃至上百个不同的版本,文档版本繁多,难以整合和统一管理,获取精确的文档非常困难,办公效率大打折扣。
前几天在赛迪网上看到一篇关于阿里钉钉的新闻,关于移动办公的头条,阿里总是当仁不让。可是这次的主角并不是钉钉,而是盯盯。好吧,我承认自己当初是看走眼以为是阿里又出了什么奇招才点进去的。新闻标题名为《盯盯工作如何成为移动办公的黑马》,看完文章之后。感觉盯盯工作为了挤进移动办公的市场也是蛮拼了,没有PC客户端也敢嚷着移动办公的它,不仅借了大哥的名气,还在大哥头上踩了一脚。而黑马什么的,只要盯盯工作的编辑敢吹,我也敢不信。
在大家看来,移动办公逐渐地成为了一种办公新潮流,而这个潮流未必会发展成新趋势。目前市场上关于移动办公的软件的两大功能就是消息的即时推送以及请假、报账等流程审批。但当我们静下心来想想,我们日常的办公并不依赖、围绕这两项。更多的时候,我们是需要面对客户,需要引用公司资料,更更多的时候,我们面对着显示器敲着键盘,来完成我们日常的工作。而大家口口相传的移动办公软件,真正能让我们实现移动办公的功能因素微乎其微。
关于移动办公的话题在这几年愈演愈烈,而几乎都是在强调同一件事,那就是移动办公的优势与意义。
但是,并不是所有企业都对移动办公软件充满信心,作为一个一天至少有24小时面对电脑吐血码字的文案,一开始我对移动办公软件也犹犹豫豫持续怀疑,想着当移动办公软件像魔鬼一般扩散,一定会有人发现移动办公软件的短肋。可惜在我还没找着这样的资源的时候,我已经用上了移动办公产品—云盒子。所以这项吐槽的任务只能自我交付,下面开始了。
使用移动办公软件减少在办公室的加班时间,从此无法塑造一个坐在办公室里,留下高冷背影卖命工作的楷模形象。换句话说,你可能再也领不到加班费了。这点对于那些7点之后下班可以有免费晚餐,10 点之后下班可以免费打车的企业单身狗来说是非常大的损失,非常非常大。
对于大部分的企业来说,在其日常办公当中将近90%以上的数据最终都将保存在电子文档当中。而企业网盘这一产品的出现,正是为了解决企业内部文档散乱存放、不易查找检索等难题。而最近一两年间,私有云企业网盘的技术逐渐被大众所了解。那么,一款好用的私有云企业网盘需要具备哪些功能呢?
在这里我们以深圳云盒子科技有限公司的云盒子产品为例。云盒子作为一款基于企业私有云环境下部署的企业网盘产品,企业用户可将内部所有的文档都集中统一的存储在私有云服务器上,从而节省了员工个人电脑上的硬盘空间。从另一方面来说,也同时加强了文件的存储安全性,而且更便于文档的资源共享。员工登陆客户端后,通过本地与云端的数据交互,从而实时获得最新版本的文档内容。同时,系统管理通过权限控制,可以有效管控云端数据的安全,限定哪些用户可以访问、哪些用户可以编辑、哪些用户可以分享等,保障企业重要文件的安全。
这是云盒子企业网盘的使用前后场景系列第二辑,企业网盘的功能不仅仅是存储和分享,还关心企业员工的工作效率。企业网盘是一种更简单有效的办公方式,我们可以通过一些细小的场景来发现企业网盘给我们的带来的改变。
1. 仅显示最新版本,可按需查找历史版本
使用前:对于写文章、方案或做设计的的员工,一份文件常常经过数十次的修改,每次都要保存一个版本,在没确实该文件是否是最终版本前,不敢随意删除,结果就是电脑里保存了数十个版本,既占用了空间,每次要找需要的版本文件还耗时、耗眼力。
使用后:文件只显示当前最新版本,通过右键菜单查看“版本”,即罗列出该文件的所有版本及修改时间,可按需下载查看相应版本的文件,不会眼花缭乱。
相信不少人都用过个人网盘,百度网盘、360网盘······个人网盘存储空间大,很大程度节省了用户的本地电脑空间,而企业网盘是在个人网盘的基础上,增加了文档共享、协作等功能,使用企业网盘办公,取代了传统落后的办公方式。
云盒子整理了一些企业网盘使用前后场景的对比,分为几期发布,下面步入主题:
1. 在线存储,文件不受本地限制
使用前:美工小张负责设计10张海报,当小张任务完成到一半时,突然生病住院了,工作需由同事小李接手,由于小张将文件保存在他公司的电脑,小李要么只能等小张回公司,要么经过小张同意后打开小张的公司电脑查找文件,被动、耗时且麻烦。
据数据统计,每年的3、4月份,企业员工跳槽率有超过35%。员工离职,除了工作交接难题,还涉及到企业文件安全的问题。企业员工掌握着公司的文件数据,不少员工离职时恶意删除公司文件或将公司敏感信息带进新的公司,给公司造成间接的经济损失和安全威胁。
企业网盘是企业集中存储电子文档的办公平台,就像企业的文件防护盾,能够有效防止离职员工恶意删除文件或带走文件。那么如何做呢?下面直接上干货:
1. 关注账号在网盘的活动记录
云盒子企业网盘保存用户近期的活动记录,对于离职的员工,出了自己的工作文件、还频繁访问、下载企业企业文件,就有文件被带走的可能。因此,提前关注离职员工的活动记录,能够防患于未然。
2. 对即将离职的网盘账号重授权
在苹果手机上安装云盒子后,打开却显示“未受信任的企业级开发者”。一般情况下,通过App Store下载的用户可直接打开云盒子,而从web端或扫描二维码下载的用户则会遇到上面的情况,这时只需在手机中为云盒子添加个信任即可。具体操作如下:
1.点击“设置”进入设置页,选择“通用”。
企业的项目文件凝聚着工作人员在项目跟进过程中的心血和成果,是企业宝贵的经验财富。 但项目文件却常常因为员工的离职、误删或者恶删而丢失,给企业带来间接的经济损失。
如何找回被删除的项目文件?我们先来看一个可能发生在您身边的真实案例。
何杰(化名)是中联造价咨询有限公司项目部的职员,主要负责广东广州、梅州等几个地区的项目。这些项目的周期超过一年,项目跟进期间产生的项目文件保存在公司正在使用的云盒子企业网盘中。16年底,由于何杰和同事发生口角,决定离职。离职前一气之下将自己的所有的文件全删了,包括自己跟进的项目文件。
项目文件丢失,项目交接就成了问题。如果无法找回,就需要花费大量时间精力重新跟进项目,一些重要的项目数据甚至无法找回。
“我们想要一个文档管理平台,不仅要将公司的电子化文档统一规范管理,还希望能形成一个企业知识库,沉淀公司积累的文档经验财富,让每个员工都能从中受益。”
这是前段时间我拜访的一位客户的原话。我想,这应该是每个公司发展到一定阶段,都会产生的共同需求。信息化时代,电子文档的集中管理可以通过任何一款企业网盘或文档管理软件来实现。至于选择什么产品,那就萝卜青菜,各有所爱了。
但昨天发生的一件事,让我深刻思考关于“公司的经验价值沉淀和传承”的问题,公司的价值经验沉淀不应该只是电子文档经验,还应该包括历史决策、意见指导,想法交流等。
昨天,我无意中发现一个沉默已久的云盒子工作组。工作组的名称是公司的简称,看不出这个工作组的用途。带着疑惑查看聊天记录,才知道,这是前营销团队的谈论工作组。
很多用户在部署云盒子企业网盘服务器的过程中可能会遇到一些问题,例如80端口被占用、激活页面跳转失败。通过下面的安装步骤,用户可以获得更流畅的安装和使用体验。云盒子深知自身还存在不足,也会不断调整优化,致力为用户提供更专业稳定的私有云网盘服务。
安装前准备:
1. 台闲置的电脑作为服务器,系统配置请根据自身情况而定,或咨询客服;
2. 在官网下载Windows服务器一键安装包,确保下载的安装包大小与官网的信息一致;
3. 一个用来激活绑定的邮箱。
安装步骤:
随着互联网及通信技术的发展,电子邮箱以其便捷性使之快速融入企业办公之中,成为企业文档传输的主要方式。电子邮箱可作为企业文档传输渠道自然有其道理,而其缺陷也随着时间的推移逐渐显露。在文档往来频繁的企业办公日常中,邮件附件的下载、上传耗时费力。
历史告诉我们,社会的发展过程是一个不断解决问题、不断完善的过程。电子邮箱办公既已出现阻碍企业追求高率的问题,则应竭力去弥补此缺憾。云盒子邮件功能可以帮助企业解决这个难题。
在日常办公中,我们会通过邮箱进行文件交流,但你可能会遇到以下问题:
原本正专注于工作,还得去登录邮箱下载附件,除了花了时间,还打断了工作;
一些邮件附件因为当时没另存到本地,过期后再也找不回来;
邮件湮没在众多广告垃圾邮件中,给查找目标文件带来了阻力。
······
云盒子的邮件功能,能够解决上诉问题,自动化完成邮件的存取,它有以下4大特点:
企业网盘哪个好用?在2016年的个人网盘关停风波后,这个问题成了百度热搜。在国内个人网盘发展低潮时期,有着近10年发展历史的企业网盘,但却在这个节点上,进入发展的高潮。
百度作为BAT三巨头之一,互联网市场经济指向哪里,哪里就有它的身影。就在2015年,百度推出企业网盘,虽然起步晚,但在品牌力量的支撑下,仍然占据可观的企业网盘市场份额。
但对于企业用户来说,真正关心不是百度的名号,而是,百度企业网盘的产品服务是否更跟上用户需求?哪个企业网盘真正好用。
企业网盘哪个好用?我们可以从产品性质和功能两个方面,将云盒子企业网盘和百度企业网盘做简单对比。企业用户根据以下的对比,或多或少了解到在选择企业网盘上应该考虑的一些问题。
一、性质不同,公有云和私有云
在制造设计领域,云盒子企业云盘积累了不少客户,今天要分享客户案例也属于制造领域,不过这次会比较特殊,因为我们不再从企业云盘功能的角度去介绍如何实现制造行业设计图纸等资料文档的存储、预览、安全共享等,而是从部署架构、系统集成、项目建设难点这三块,带大家看看云盒子集群、服务器互联部署方式真实的落地方案。
本次企业云盘案例主角是玉晶光电,使用人数是3500人。
玉晶光电(厦门)有限公司是台湾上市公司玉晶光电在厦门投资设立的台商独资企业,公司所生产的高精密、高科技光学镜头,广泛应用于手机、ARVR、车载、智能家居、AI人工智能等,现已发展成为全球第二大手机镜头供应商,行业客户覆盖极广。
玉晶光电台湾分公司和厦门分公司分隔两岸,数据各自存储无法互通,文件共享存在一定的滞后性,数据利用效率达不到理性状态。云盒子根据玉晶光电实际需求,结合多个全球部署项目经验,给出分布式集群+互联的解决方案。
近日细心的小伙伴发现微软在官网更新了Microsoft服务协议,而且更改的协议内容耐人寻味。
我们可以将它理解成:如果美国政府下达禁止微软给任何中国企事业单位或者个人使用微软的软件禁令,微软可能无法继续支持Windows服务,并且不承担因此引发的任何后果,只会尽最大努力避免影响。
虽然微软辟谣称这个协议并不是近期才更新,最早可追溯大2016年,但这个协议已经给国内许多企业带来了不安:在现在中美摩擦加剧,我们是否真的会面临Windows断供的风险?如果Windows不能用,我们日常办公怎么办?我们是否还能继续使用云盒子私有云盘等办公软件?
但值得庆幸的是,随了三次IT国产化大潮的推进和变革,中央政府加大力度扶持国产IT产品的发展,要求入选中央国家机关政府采购中心招标目录的所有笔记本和台式机,都必须预装国产Linux操作系统,一些注重安全和优化的大公司也早早换上了Linux操作系统。
医院云盘已经普及在各大医院中,今天分享的医院云盘客户案例是江西凤凰第一医院。
客户简介
江西凤凰第一医院创建于1982年,是一所集临床、科研为一体的公立二级综合医院。已发展成为集医疗、教学、科研及预防保健为一体的大型综合性医院。
随着近几年网络攻击技术飞速发展和国家监管对数据安全持续重视,医院系统的安全风险管理和安全事件处理工作面临严峻的挑战。
云盒子医院云盘解决方案
云盒子企业云盘是为企业客户单独使用而搭建的,可以部署在企业的防火墙内,也可以部署在安全的主机托管场所。云盒子支持单节点、多节点集群、分布式互联的部署架构,本文将侧重介绍云盒子双子星部署架构(双节点小集群)的定义及优缺点,但不涉及具体的技术原理和部署过程细节。
什么是云盒子双子星架构?
云盒子企业云盘双子星架构是用两台主机组成“主服务器+副服务器”的双节点小集群。此架构支持负载均衡,企业云盘服务请求平分到两个节点中;支持高可用,当其中一台服务器发生故障,另一台仍继续承担所有的负载,确保业务服务不中断,有效避免单点故障。
谈到双节点,很多人会想到双机热备技术,但双子星与双机热备不同。双机热备属于的传统的AS(Active-Standby)模式,即主从模式,只有一台主机承担所有业务。主机处于工作状态,从机处于监视状态,一旦从机发现主机异常,从机将会在很短的时间之内代替主机,完全实现主机的功能。
“FTP服务器日志记录过于简单,权限管理也 不够用。”当被问及使用企业云盘替换FTP的原因,这是最普遍的答案。
FTP作为一个跨平台、简单且易于实现的协议,曾经在企业应用中风靡一时。公司常常将FTP用于文件服务器,实现文件的存储和共享。但随着网络的发展,FTP风光不再,逐步退出浏览器大舞台,甚至有可能成为历史。
2017年,苹果发布的macOS X 10.13,命令行不再支持FTP;
2021年1月,谷歌宣布在Chrome 88中彻底放弃FTP;
2021年4月,Firefox 88版本中默认禁用FTP协议。
Mozilla安全团队指出,
“最大的风险是FTP以明文传输数据,允许攻击者窃取、欺骗甚至修改传输的数据。
迄今为止,许多恶意软件分发活动通过破坏FTP服务器并使用FTP协议在最终用户的设备上下载恶意软件来发起攻击。”
11月,由上海浦东发展银行和中国信息通信研究院云计算和大数据研究生联合编写《金融行业开源生态深度研究报告》上线,报告重点讨论开源对金融行业的意义,以及如何从0-1完成生态建设的落地和布局。
在全球数字化发展中,传统的商业软件开发节奏,没办法满足新一代的数字化场景需求,开源技术成为国内外金融行业的技术首选,有相关数据显示,我国90%的金融服务企业都在使用企业开源组件。
《金融行业开源生态深度研究报告》强调金融行业作为国民重要产业,面临严格的监管和信息安全要求,在针对开源风险上,也在积极建立规范的体系,参与生态建设,帮助企业做好风险分摊和治理。
《金融行业开源生态深度研究报告》完整报告PDF已放置在云盒子公众号后台,微信搜索“云盒子科技”或手机扫一扫下方的二维码,关注后回复“金融开源”即可下载,金融系列相关报告下载请回复“金融”。
9月对于勒索病毒家族真是一个秋收的月份,除了阿根廷政府被勒索病毒攻击以外,国内西安、广州、南京多地企业也遭遇攻击,数十台服务器中招,其中还包含了核心数据库服务器。不少病毒家族都是通过暴力破解远程桌面密码,获取密码后手动投毒传播,再以泄露数据的方式威胁受害者缴纳赎金。
值得注意的是,NAS(网络附属存储)再次成为了勒索病毒的攻击目标,Ech0Raix勒索病毒是一款针对NAS 设备进行攻击的勒索病毒,通过nDay漏洞和暴力破解手段进行传播,将文件加密,文件后缀为encrypt,主要受攻击原因就是登录口令太弱导致的。
我们在5月时曾经有过报道,知名视频博主“机智的党妹”在部署NAS第二天就被攻击,上百G的视频素材被加密锁定,报警也于事无补,这个事情在新媒体行业波及甚广,特别是一些安全意识相对薄弱的中小型企业、工作室,深受其害。
云盒子企业云盘的“大安全策略”,并不只是纸上谈兵。最近陆续推出安全云沙箱、外链沙箱、外链智能水印、文件交换审核等功能,重新塑造企业文件内外分享的安全闭环。今天的分享安全功能主角是外链沙箱。
外链沙箱(外链文件下载加密)介绍:
在云盒子企业云盘中创建文件外链时,可设置文件下载后仅能通过沙箱插件打开。在外链沙箱的安全环境下,对方可以正常阅读或播放,却无法下载、打印、复制、截屏录屏等,保护企业内部资料,防止截屏和转发外泄。
话不多说,下面我们直接上演示:
对文件右键,设置外链,到这一步,只需要打开【下载加密】的开关,即打开了外链沙箱功能。
企业云盘外链不仅可以作为分享文件的功能,还可以作为数据收集使用。像一些计划表、绩效表、购销表都是我们工作中离不开,常规的收集方式是将表格通过邮件或者微信、QQ的方式发给负责的同事,经过核对、汇总、分析、制表,最终形成一份有用的表格。但我们经常会遇上这样的情景:
- “小李,你销售表上应收款填错了,你核对好再发一次给我”
- “这个数据你是从哪里拿的,原始表格呢?”
- “小张,你发的表格过期被清理了,再发一次吧”
当公司有使用企业云盘,将表格文件集中存储在同一个地方,小组的成员可以自行上传到指定目录,永久保存,修改数据后实时更新,减少上传、下载的传输环节。但是对于没有企业云盘账号的分公司、供应商、分销商,通过云盒子企业云盘的外链功能也可以将文件上传到指定目录,方便总公司把控全局。
接下来,我们将从云盒子企业云盘外链的安全性和便捷性2个方面,逐一答疑。
问:通过外链上传到指定文件夹,如何保证数据独立性?