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外发文件保护：文件加密，阅后即焚 | 云盒子企业云盘使用攻略
关于企业文件的保护，企业在自己的办公场所内可以设置多重策略进行安全防护：网络隔离策略、文件权限策略、设备加密……但外发文件一旦脱离了公司的环境和策略掌控，除了在文件上标识“请勿外传”，又该如何限制外部人员真正做到“勿外传”呢？
今天就来介绍云盒子企业云盘关于外发文件的保护攻略：加密外发。用技术手段来保护外发文件的安全。
云盒子企业云盘对于企业文件外发保护的办法，是加密后再发送。以文件链接代替文件副本，允许对方下载文件的情况下，也只能下载加密文件，并随时控制文件权限，了解外发文件的操作日志。可以说，外发文件从发送、访问到销毁，全过程将一个精细的控制。
文件外发加密，禁止复制、截屏、下载
云盒子企业云盘文件外发的主要手段是创建外链，将链接发送给对方，而不是直接发文件。
员工在企业云盘中创建文件外链时，可以设置访问权限、提取码、访问次数、生效和到期时间等。例如仅预览，就限制了他无法下载水印，同时预览界面带有水印信息，确保其不能随意截屏转发。
如果觉得这样的安全级别不够，希望有手段控制其禁止截屏、另存为、复制，那么可以打开【下载加密】的开关。
链接创建好后，你可以通过一键复制链接信息发送到邮件、微信等，此时，对方可以下载加密的文件，下载安装解密控件，安全控件能控制文件的拷贝、截屏、复制等操作，进一步加强外发文件的安全。
文件以安全连接的形式分享出去后，你是可以随时修改访问权限或者撤销连接的，修改权限后保存即可生效，对方访问同样的链接，但权限是动态的，由你来控制，不用每修改一次就再次把链接发给对方。
只能看一次，阅后即焚
还有个问题，如果对方同时把加密文件和解密控件进行转发，那么不相关人员是否也有机会去打开文件？
这个不必担心，我们可以让文件阅后即焚。也就是通过限制打开次数或解密次数，让他只又一看阅读或编辑文件的机会，就算转发100次也是没用的，无法解密文件。
了解对方的打开时间、IP地址
要检查外发文件曾被打开多少次，都是哪些IP地址，可以通过查看外链日志。文件外链发送后，在什么时间被谁做了什么操作将记录在日志中。如果是内部人员访问，直接显示账号，如果是无账号的外部人员，显示对方的IP地址以及外链的创建者。
发送前经审核，认证安全
“创建外链是员工自主创建，内部核心资料，如果员工不按照要求打开加密怎么办？”很多企业管理者会有这样的担忧。
其实云盒子企业云盘可以针对目录设置外发审核流程，不同部门的外发目录由各部门安全员进行审核，以此保证外发文件的合规性。
最后的总结，企业保护外发文件安全的办法就是对外发文件进行加密。而云盒子作为企业云盘，其意义不只是保护外发文件安全，还包括内部资料统一存储，外发资料统一管控，替换U盘、共享盘、FTP，公司可以通过搭建云盒子企业云盘，建立起安全可控的企业文档资源共享中心。
