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如何提高公司文档的内控管理
在信息化技术手段高速发展的当今社会，越来越多的企业引入了各种管理系统来帮助企业发展，文档管理系统更是被企业决策层所青睐。文档管理系统虽然提高了公司员工的工作效率，但并不是所有的文档管理系统都有一套安全、高效的公司文档内控管理解决方案。
那么，公司文档的内控会面临哪些方面的安全问题呢？
1. 面对种类繁多的公司文档或图纸，缺乏合理的权限管理机制，无法正确设置访问人员权限；
2. 针对公司的外部客户，分享方式简单，且容易曝露内部文档目录结构，甚至被不良客户泄密；
3. 员工泄密的情况出现时，缺乏有效操作记录作为证据；
4. 发生员工离职后，恶意删除重要文档或数据，造成无形资产的损失；
5. 员工电脑出现故障，如硬盘损坏、系统崩溃等情况，重要文档未及时上传备份，造成公司重要数据丢失。
针对上述安全文件，深圳云盒子科技的云盒子产品可以帮助企业提高公司文档的内控管理水平，具体的措施如下：
1. 具备多重权限设置：针对独立的文件或文件夹，均可对任意用户设定只读、可写、全权限、不可见以及受限制五种权限。而未设置访问权限的文件或文件夹自动继承上一级目录的访问权限设置，减轻用户重复设置权限的工作量。
2. 分享外链：通过生成分享外链的方式，满足外部客户及时查看下载公司的对外资料的需求，同时也保护了公司内部文档不会被外部人员轻易查看。并且，分享外链可独立设置访问时效与访问次数，对外资料得已合理控制。
3. 文档集中存储：全部公司文档均统一集中存储在服务器中，全平台客户端均仅通过本地缓存的方式与云端进行数据交互。这一方式，避免了因客户端设备损坏但数据未同步上传的情况导致的重要数据丢失。同时，由于文档集中存储，因此可以随时查阅文档的历史日志，掌握操作人员情况。而系统管理员可随时恢复回收站内的文件，以防公司文档出现丢失。
4. 传输安全：所有客户端与云端的传输通道，全部采取数据先加密后压缩再传输的方式，支持SSL，确保数据传输过程中的安全。
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