在学校的日常管理工作中，如何确保每位老师都及时查阅教育局下发的通知并进行有效统计，是学校办公室常常面临的一个重要任务。例如，当教育局有重要文件下达，像《教育部办公厅关于切实做好岁末年初及寒假期间校园安全工作的通知》，学校需要让每一位老师都领会上级传达的精神，这该如何高效实现呢？
今天就给大家分享云盒子校园云盘的【催办】功能，看看学校是如何借助云盒子校园云盘，轻松达成文件的快速传达与阅读统计。
学校办公室在收到教育局文件后，首先会对文件进行分级整理，随后将其上传至云盒子校园云盘。接着，办公室行政人员简单的几个点击，就能完成文件宣发工作。
首先，将文件权限设置为下载或预览，并勾选【水印】选项。这样一来，老师们可以查看文件内容，但水印的存在既能防止文件内容泄露，又能在必要时实现高效溯源。
当下数字化浪潮汹涌澎湃，企业的高效运营与竞争力的维系在很大程度上依赖于信息资产的有效管理与安全利用。文档作为企业信息的重要载体，其集中化、精细化管理成为企业数字化转型进程中的关键环节。对于规模达 3000 人的大型企业而言，传统的文档管理工具已难以满足日益增长的业务需求与严格的数据安全标准。
在此背景下，云盒子企业网盘凭借其卓越的技术架构与丰富的功能特性，为企业提供了一套全面、高效且安全的文档管理解决方案，助力企业在信息时代的激烈竞争中脱颖而出，实现可持续发展的战略目标。
一、背景需求
对于拥有 3000 人的企业而言，企业的文档管理需求日益复杂且严苛，公司目前使用的钉盘以及文件服务器暴露出存储以及安全上的局限性，为此，希望建立全新的企业网盘系统，确保整体业务流程的连贯性与高效性。
主要需求如下：
车间图纸的安全、精准流转，是保障生产有序推进的核心要素。其流转路径始于设计部门完成图纸设计并交付工艺部门，工艺部门据此制定生产计划并筹备生产资源，而后车间主管将任务细化至操作工人。此过程中，每一步都需确保图纸传递安全无虞且信息精准无误。
云盒子企业云盘基于图纸安全流转的关键诉求，精心规划了如下针对性解决方案：
一、精细化图纸权限管理，筑牢安全防线
在车间图纸管理的复杂体系中，明确不同岗位人员的图纸操作权限，是保障整个生产流程顺利进行且信息安全的基石。为各岗位角色量身定制差异化的图纸使用权限，严格限制图纸的查看、下载、修改等操作范围。
例如，普通工人通常仅被授予查看特定图纸的权限，避免因误操作修改或下载图纸而引发的信息混乱；技术人员则依据工作特性与需求，赋予部分图纸的下载权限以用于技术剖析，但对于关键图纸的修改权限仍受严格约束。
在日常的办公及资料管理流程中，纸质材料归档始终是一项艰巨的任务，传统的人工归档方式暴露出诸多棘手难题，严重制约办公效率与资料管理的精准度。
一、纸质材料人工扫描归档的难点
（一）海量积压，耗时漫长
随着业务不断拓展、往来文件持续累积，纸质材料数量呈几何倍数增长。行政部门时常面对堆积如山的合同、报告、单据等资料，工作人员逐一甄别、整理，耗费大量工时。以一家中型企业为例，每月新增纸质文件上千份，单纯依靠人工清点、排序，即便投入数名员工全职处理，仍需耗费数周时间，极大延误档案入库时效，拖慢整体业务节奏。
（二）信息繁杂，人力难支
每份纸质材料内容丰富多样，涵盖文字、图表、数据等诸多元素，手动重命名与分类归档成为沉重负担。财务票据需按年份、项目、收支类型细分；法务合同要依据签约方、业务范畴、法律效力精准归类。工作人员长时间紧盯文件细节，极易疲劳，不仅归档速度锐减，还常因精力不济出现疏漏，使得后续查找文件时困难重重。
（三）人为疏忽，错误频发
云盒子企业云盘汇聚了日常业务中的各类资料，涵盖了工程项目所衍生的文件、审批流程文件、案卷、收发文以及函件等等。由于大部分资料都存在归档需求，那么，是否能够让某些特定且固定需要归档的资料达成自动化归档，进而省略人工整理这一繁琐过程呢？这正是云盒子企业云盘计划任务功能的重要使命之一。
云盒子计划任务主要是针对文件自动执行移动、删除以及 PDF 合并等操作。无论是在电脑端新建的文件，还是云盘内部生成的文件，亦或是从业务系统对接而来的文件，都能够依据预设的任务规则，比如执行的具体操作、执行周期、执行对象等，将文件自动分类归档至另外的目录之中。在此过程中，执行移动任务实际上就等同于执行自动化归档任务。
在当今的企业文件存储管理领域，数据的安全性和可靠性至关重要。为了有效提高数据冗余能力，防止因硬盘损坏而引发的数据丢失以及文件访问业务的中断，许多公司常常采用 RAID 技术。RAID 技术作为提高存储系统性能和可靠性的重要手段，具有显著优势。它不仅能够提升传输速率，还能为企业提供强大的容灾能力。
以 RAID1 为例，其采用镜像存储的方式，即使一个工作盘发生故障，也可以从镜像盘中迅速恢复数据，确保企业业务的连续性。
然而，企业数据无价，仅仅通过冗余保护是远远不够的，用户往往需要多种保护方法来确保数据的万无一失。在此，不得不提我们公司的明星产品 —— 云盒子私有云盘。云盒子私有云盘类似于 NAS 的文件服务器，但在安全层面进行了多层加固，具有诸多突出优势。
从存储层面来看，云盒子私有云盘对服务器以及传输通道进行加密处理。即使硬盘不幸被盗，或者传输过程被拦截，不法分子也无法获取明文数据。这种加密技术为企业数据提供了坚实的保护屏障，让企业无需担忧数据泄露的风险。
网盘链接分享是当前非常流行的文件分享方式。但如果通过网盘链接分享资料给客户时，对方却需要登录或安装客户端才能下载，甚至即便有终端，点击链接各种跳转之后，可能还要先升级才能下载资料。
这样的方式其实给客户造成了麻烦，也间接影响服务的流畅度。如果你在找这样一种网盘，分享链接时不用登录，也无需安装客户端，分享的文件格式也没有限制，别人只需访问链接就能轻松下载文件，或往里面添加文件，那云盒子企业网盘就非常适合你啦！
下面我们演示用云盒子企业网盘外链来收集文件的使用步骤以及使用效果，让你体验网盘链接分享不一样的安全与便捷！
一、操作步骤超简单
首先，在云盒子企业网盘里找到你想要设置外链的文件(夹)，点击右键，选择 “外链”，然后再点 “创建外链”。
在当今数字化高速发展的时代，企业对于高效的文档管理和知识获取的需求日益迫切。而云盒子企业云盘，凭借其强大的 AI 功能，为企业带来了全新的转型机遇。
云盒子通过引入先进的 AI 技术，大幅提升了企业的文档管理效率。它不仅仅是一个简单的存储工具，更是一个充满创新设计的智能平台，能够更好地满足企业在文件管理与知识获取方面的复杂业务场景。
云盒子依托 AI 的两大核心功能，为企业开启了智能化管理的新篇章。
其一，AI 元数据识别。
云盒子AI元数据识别如同一位高效的电子助手，能够智能、自动地提取文档的关键信息，并执行自动、命名、合并等工作。
在日常办公中，PDF 无疑是被广泛应用的重要文件材料。而云盒子企业云盘作为企业办公文件的存储中心，究竟能在 PDF 管理方面实现哪些强大功能呢？今天，就让我们来全面总结一下。
一、PDF授权分享——安全分享无后顾之忧
在云盒子企业云盘中，你可以对 PDF 文件进行精细的权限设置并分享给他人。这种分享方式支持文件不落地分享，确保文件的安全性。对方在获得分享后，仅能在线观看 PDF 文件，而无法进行下载、截屏等操作。这一功能极大地保障了文件内容的保密性，防止重要信息被随意传播。
二、PDF在线预览——阅读提效轻松便捷
图纸作为设计院敏感数据，怎样实现精细、安全且高效的管理，成为一大难题。例如在“城市地标建筑设计项目”中，参与该项目的10位成员中，要求仅3位项目负责人能下载图纸，其余人员仅能进行编辑与预览。传统文件服务器的权限设计，并不满足如此“可编辑但禁止下载”的要求。
可以说，随着设计院数字化转型不断深入，传统图纸管理方式已难以满足当下设计院对数据安全与精细化管理的需求。在数字化大趋势下，保障图纸在使用、流转过程的安全性与可控性，成为设计院亟待解决的重要课题。
对此，设计院可以将云盒子企业云盘作为图纸共享的载体，依托云盒子强大的权限以及沙箱功能，来实现不同项目成员精细化的权限划分，实现对图纸的防下载泄密。
在访问方式上，云盒子企业云盘提供挂载于本地的网络盘符，所有项目成员从“此电脑”中访问项目文件，即使是初次使用的员工也能快速熟悉各项功能。盘符下的图纸支持相互关联与引用，满足设计部日常图纸协同要求。
在这个打工人手N个微信群的时代，一个“手滑”就能把人推进尴尬的深渊。这不，前几天就发生了一件令人心跳加速的事儿。某个吃喝玩乐群突然有人传个合同压缩包。
虽说那人反应迅速，很快撤回了文件，但估计他心里还是七上八下的，毕竟平时群里都是各种吃的，突然来个看起来很正经的合同压缩包，谁能不好奇？也不知道群里有没有人已经手快地把文件下载到本地了。
从公司文件管理的角度，有没有什么办法能避免这种让人提心吊胆的事儿呢？当然有，云盒子企业网盘了解一下！外发权限、外发文件保护以及文件追踪一体到位。
就拿云盒子外链分享来说，将文件生成链接分享，可以设置提取码：
企业云盘作为企业 IT 生态的关键组成部分，不仅为管理者提供了业企业文件的安全管理途径，还为员工带来了便捷的文件分享与访问服务。随着数字化进程的不断深入，企业云盘常常与三方业务系统深度集成，成为文件管理的坚实底座，实现文件在系统间、人员间安全且顺畅的流动。
企业云盘与三方系统集成之后，对于云盘终端以及三方系统终端中，分别有哪些使用场景，或者说有哪些作用？下面我们进行简单梳理。
一、企业云盘：主管日常文档办公
（一）合理的空间及权限分配
例如，以 office 办公文档为主要业务的部门，和以研发图纸为主的研发部门，根据文件存储需求获得不同的存储配额。而对于研发部门的设计图纸，可以管控分享过程的复制、下载、截图、打印等行为，如此一来，实现空间与权限的合理分配。
（二）便捷在线预览
引言
云盒子在企业网盘领域已深入耕耘10余年，积累了丰富的云盘搭建经验。无论是大型企业集团、中小型创业公司，还是跨越不同行业领域、处于各异 IT 基础环境并持有独特需求的各类组织，云盒子都能量身定制与之适配的企业网盘搭建方案。
本次分享的案例是一家拥有约 1000 用户规模的企业，该企业的需求具备典型性与代表性。以下阐述该项目实践，期望能为正处于探索文档管理优化之路上的广大企业提供具有实际参考意义的建议。
背景需求：
云盒子企业网盘版本管理功能升级啦！现在，你可以查看历史版本的本地修改时间，此外，还可以对比PDF、Excel、PPT、Word等近百种文件类型的版本差异。
先浅浅介绍云盒子版本管理：
在云盒子中，文件的每一次更新（包括编辑保存或同名覆盖），都会生成一个新的版本。在版本记录中，你可以对版本做的操作有：
1. 对比两个版本的内容
2. 设为最新版
3. 预览
4. 下载
5. 备注
6. 版本清理（管理员）
本次版本管理升级的主要内容：
根据麦肯锡行业分析报告显示，到2014年大部分企业的内部文件存储会从T时代进入P时代，大企业的服务存储会从分散存储开始转变为集中存储或者互联共享。企业的私有云存储等服务商也会在中国开始崭露头角。 在我国企业云存储成为下一个庞大的企业级市场已经是大家的一种共识，现在基于企业的云存储已经聚集了几家比较优秀的服务商，例如：云盒子私有云、box网盘和IBM云服务等。 在企业文件存储与日俱增等背景下，企业云存储是如何去解决这方面的问题成为服务质量的好坏评比。企业云存储的立足点完全不等同于个人的云存储，个人的云存储更多属于一种备份云，没有企业内部管理机制。而作为一款企业使用的企业云存储就需要匹配到企业的组织架构属性中去。企业中文档管理的核心点就是权限管理，在任何一个企业中，层级不同自然所需要查阅和审批的文件量级不同，层级越高能浏览和编辑的文件私密性也是正相关的。那文件分层管理就体现了企业云存储在企业应用的优越性，更是为企业量身定制的。
企业内部由多个部门组成，文件可以按照部门进行分类存储也可以根据业务类型进行分类存储。不管是根据哪种分类，公司都可以进行企业云存储搭建，让公司文件集中存储后再进行文件的分类管理。云盒子企业网盘的企业文件分类管理办法需要管理员和员工的配合。
对于管理人员
文件分类管理应该要有一个分类标准，云盒子企业网盘系统内置一个管理人员账号，管理人员账号能对文档组织架构的建立起到决定的作用。管理人员通过创建公司部门来建立部门文件夹，并设置某个同事成为部门文件管理员。部门文件管理员可以对部门文件夹进行更细节的文件分类管理。通过这样一级一级的文件管理模式，可以让企业的数据更加清晰地展示，也更易于管理。
管理人员可以针对不同文件，对员工进行文件权限设置，保证员工在自己的权限范围内对公司文件进行操作。例如《公司管理规章制度》等公共文档可以对全体员工设置【只读】权限，保证员工不能对重要企业文件进行修改。另外，需要说明的是，云盒子企业网盘的文件权限是继承的，部门成员可以看到自己所在部门的文件，但要是想看到其他部门文件夹里的文件，就要管理员对其进行设置权限。
在生活中提到存储，人们往往想到的都是U盘、移动硬盘，深远一点的就是百度网盘等存储工具。对于企业的资料存储人们是不太关注，毕竟那属于企业范畴，只有企业信息部门才会去关注。 但是在云的时代，企业人员都是产生存储资料的节点。以前人们办公的时候都是自己产生的文档，就自己存储在个人的电脑之中。同事或者领导需要才通过邮件或者QQ等传输工具进行传输。这样就会给企业带来相应的麻烦。比如当人员离职时候，要是文档交接不全，自然流失，后续的人员工作开展就会受到相应的影响；电脑系统重装，存储在个人电脑的文档，一不小心就会被格式化；经常出差外地办公，使用的笔记本电脑没办法跟公司电脑的文档同步，常常需要反复传输等。
随着戴尔逐步完成对EMC的收购，大众十分期待沉寂已久的存储技术将会获得大的发展。从开源存储到专有存储，从iSCSI区块存储到Ceph，以及从固态存储到基于云端的存储服务，可值得期待的实再是太多太多。
不可否认的一个事实是，速度缓慢的磁盘存储正逐步被以SSD为代表的企业级存储所取代。虽然存储模块完全采用SSD看似成本很高，但在服务器领域，SSD的成本其实要比1万RPM转速的HDD磁盘要低得多的多。虽然目前SSD的单个采购价格仍稍显高一些，但相信2016年仍至2017之后，SSD的这一劣势终将消失殆尽。
利用SSD作为主要存储，企业的IT部门可以进一步压缩作为次要存储的散装低成硬盘驱动器区的数量。同时，由于SSD体积上的优势，节省出来的空间可以让数据中心存放更多的设备，同时也会带来更好的性能提升。
私有云进入成熟区
云计算成为IT最为流行的概念之一，许多大型企业都开始尝试通过私有云来搭建自己的信息平台。云计算相对于传统的处理器的优势在于高可扩展性、超大规模、高可用性、成本低廉等特点。大型企业想要建立一个基于私有云为主体的信息平台，现阶段还没有清晰的案例，如何让技术落地为企业所有，本文下面就介绍下云计算的概念、重点在于私有云平台建设的几大典型案例。
私有云的未来
云计算并没有一个严格的定义，不同的公司出于自身出发点不同，都给出了不同的解释，比如云盒子、亚马逊、IBM、Oracale、微软等都有不同的定义和不同的商业模式。一般来说，云计算是网格计算、分布式计算、并行计算、效用计算、网络存储、虚拟化、负载均衡等计算机技术和网络技术发展融合的产物。云计算是一种新的应用模式，按照通常的定义，云计算不仅仅是技术上的新模式，还包括商务上的新模式。当前大家关注得比较多的是这种可购买服务的公共云的建设，公共云油服务提供商为客户提供，用户的计算应用可像日常生活中的自来水和电一样即开即用，而不需要自己去修建自来水厂和发电厂。
Dropbox最新向美国证券交易委员会(SEC)递交的正式文件显示，Dropbox最新一轮融资3.25亿美元，估值已达到100亿美元。虽然面临亚马逊、微软SkyDrive、Google drive等强大对手竞争，Dropbox却已成2014年最受关注的准IPO企业之一。
面对市场上种类繁多的企业网盘类产品，企业该如何抉择呢？以下是小编总结挑选企业网盘的几点建议：
一、高效的协同办公性能
利用企业网盘的协同办公特性，实现企业内部成员之间的共享办公，省去文件互相传递的麻烦，同时避免传递过程中对文件造成的丢失和机密泄漏。这是企业用户选择网盘的首要标准。
二、文件管理
件管理是云存储服务的基本功能，而企业对文件管理的要求更高。对于企业来说，他们必须快速应对各种报表、业务资料、员工信息等带来的庞大的数据存储需求，是否能高效管理这些文件数据成为企业选择企业网盘的又一标准。
三、操作体验
企业网盘的界面需要清晰，功能要明确，操作要简单。
深圳云盒子科技有限公司所研发的云盒子软件，完全契合企业级用户对企业网盘的上述需求：
1）企业内高效的协同办公环境
关注企业文档管理系统的用户提到云盒子都不会陌生，它是深圳云盒子推出的一套基于私有云架构的企业文档管理系统，日常企业可以使用云盒子进行文档的在线编辑、提交等工作，提高了企业的办公效率。
云盒子文档在线编辑，不受到文件格式的限制。文档在线编辑遵循编辑锁逻辑，即时用户在有权限的前提下，首先打开这个文档的用户具备编辑权，此时文档就会被云盒子企业文档管理系统加上相应的编辑锁。
企业所有文档都在一个云盒子窗口实时展现，需要共享的文件可以通过层层目录需找，也能通过搜索栏进行搜索查找。
随着企业的发展，目前企业信息基础架构已经不能满足企业的需求，越来越多的企业将目光转向了云计算，如何利用云计算来保证业务系统和办公环境的稳定性、保证企业核心数据的安全性、提高设备的利用率，以及提高信息化资金的投入产出比，建设一个符合企业需求的私有云，成为当前企业信息化建设的一大热点。
目前企业信息化架构面临的主要问题：
◆ 数据安全性有待提高 办公人员的工作内容往往涉及到公司机密信息，但众多的终端PC却很容易导致出现移动磁盘拷贝、黑客盗取信息等数据泄密渠道，影响到公司机密数据的安全。
◆ IT成本高 每个应用系统需要对应一台服务器，服务器的采购费用高，每位办公人员都需要配备一台PC，无论是前期的一次性采购成本，还是后期的扩容成本，都是一笔不小的开销。
云存储技术是现在比较热门的词汇之一，它的使用渗透到人们的生活和工作之中。当然也有大公司不断的推动着关于云存储技术产业的发展。 下面主要介绍云存储技术是如后构建成一个企业内部的协作平台。这个协作平台在我们办公中带来哪些好处。 云存储共享是协作的根基 通过云存储技术的使用，能把分散于员工个人电脑上的办公文档集中存储到企业独立的服务器上。在文档集中存储的条件下，企业用户就能通过客户端随时随地的查看文档，从而构建一个共享的文档平台。 在线编辑是协作的开始 拥有了共享平台，企业用户能分别查看云存储服务器上的文档。此时搭配上云盒子独家设计的在线编辑功能。企业用户能通过客户端直接编辑，随时随地添加和修改文档的内容。 编辑锁是协作的秩序
