为了适应电子文档办公时代，确保以往的办公流程能顺利的在电子化内顺利进行，做到不耽误同级之间、上下级之间的工作，规范式的文件管理（拟稿、会签、审批、签发及实施）是首要解决的环节。
基本要求
各部门之间所有的办公文件都需要在私有云上拟定相应的公司文档，任何人员在公司电脑生成的办公文件都需要及时上传到私有云上，维护好企业的云端办公平台的建设，构建电子化办公流程的基础。
私有云管理员需按照各个部门的实际情况对相应的人员设置应有的权限，布局好云端的人员设置，为日后的流程审批建立良好的基础。
涉及到办公相关业务的信息交流，需通过私有云上的即时通信进行，企业文件传输也需避免使用第三方工具，做好企业文件被泄露的防范工作。
管理原则
私有云文件管理系统内做到替代企业内部行政人事的工作，可以对企业内部人员每天办公文件进行归档、分类处理。并且每一份存储在私有云上的文件都会有时间、版本、上传人员等信息记录，做到文件归档记录到人。
私有云进入成熟区
云计算成为IT最为流行的概念之一，许多大型企业都开始尝试通过私有云来搭建自己的信息平台。云计算相对于传统的处理器的优势在于高可扩展性、超大规模、高可用性、成本低廉等特点。大型企业想要建立一个基于私有云为主体的信息平台，现阶段还没有清晰的案例，如何让技术落地为企业所有，本文下面就介绍下云计算的概念、重点在于私有云平台建设的几大典型案例。
私有云的未来
云计算并没有一个严格的定义，不同的公司出于自身出发点不同，都给出了不同的解释，比如云盒子、亚马逊、IBM、Oracale、微软等都有不同的定义和不同的商业模式。一般来说，云计算是网格计算、分布式计算、并行计算、效用计算、网络存储、虚拟化、负载均衡等计算机技术和网络技术发展融合的产物。云计算是一种新的应用模式，按照通常的定义，云计算不仅仅是技术上的新模式，还包括商务上的新模式。当前大家关注得比较多的是这种可购买服务的公共云的建设，公共云油服务提供商为客户提供，用户的计算应用可像日常生活中的自来水和电一样即开即用，而不需要自己去修建自来水厂和发电厂。
云应用分为许多个种类，有用于帮助企业备份的、有的是帮助企业内部实现云端审批、有实现财务办公云端部署。在企业各个业务中，无论哪一个环境逐步都出现了相应的云应用替代软件。
下面说的是一款只要办公是使用电子文档的企业都需要的云应用系统。
现代的办公积累都是记录到电子文档上面，自然文档的数量都是与日俱增的，只有少量的重复文档需要清理。这些与日俱增的文档也少不了相应的存储和归档，对于这个要把分散以各个员工的个人电脑上的文件集中起来，想想就知道这个工作量是多大。
对于这个困扰着企业的文件管理问题，云盒子推出私有云文档管理系统，让本需要单独人员处理的问题分散到每一位员工的身上。
企业文件上传私有云空间的好处
云盒子的一个灵活的文档管理系统，是对企业无形资产和电子资料进行有序管理的平台，云盒子加快满足企业办公虚拟化的进程，降低传统办公的高负载低效率。
针对不同的用户需求，云盒子推出团队版、企业版和VIP版三个功能模块带有阶梯差异的文档管理系统。其最大优势在于帮助企业自主完成文件自动归档，实现文件按照企业设置的权限共享和使用文件。灵活的文档管理系统是通过云计算、网络和存储三项重大技术融合而成，在UI设计上文档管理系统拥有自己独特的交互设计，一改反常的网页使用，推出企业级的文档管理客户端使用终端，做到各种操作完全模拟日常软件操作，贴合人们工作习惯。
支持私有云部署
云盒子文档管理系统支持私有云的部署方式，客户只需要在服务器上下载云盒子的服务器端，点击就会马上进入系统部署页面，只需要根据提示，5分钟内就能完成私有云的整体部署。
10分钟内完成100用户的创建
云盒子企业内部虚拟云终端软件兼容性、灵活性适应多种网络环境，特别适合企业分布式部署使用，满足企业、单位等多样性的需求。
云终端系统适配的环境：
Windows2000、window2003、window2008、windowxp、window8等常见微软系统都是满足适配，专业一些的环境支持Linux、vista。
云终端客户端支持的设备：
Window、iOS、Android等常见设备
云终端的核心优势：
1.高效部署
10分钟内就能完成对中小型企业内部的云终端系统部署，1个小时就能完成整好分配以及各个用户客户端的下载使用。省去传统安装需要对路由器进行多次调配等繁琐流程。
2.便捷使用
10秒内就能完成客户端的登陆，通过客户端就能访问终端系统内的文件，经过服务器终端统一管理，客户端升级能进行集中完成，减少90%以上的维护时间。
3.低耗节能
日常工作，免除不了使用QQ、U盘、邮件在公司内部传递办公相关的文档资料。使用QQ进行企业内部的文档交互，分散多次传递容易出现部分文档丢失、不容易归档操作的局面，在别的地方登入QQ文件无法漫游又需要叫相关人员再次传输，如果关系到一些涉密文件就只能等自己回到存储该文件的电脑前再进行传输。
用U盘拷贝传递文档，一旦感染病毒就会影响U盘里本身的文档，U盘再插入的电脑亦会受到病毒的侵害，导致重要文档丢失，或外泄。
工作邮箱里存储来自相关工作的文件，文件一多，就很难找到，有些相关文档是以附件的形式传输的，时间一长，根本就不会记得到底是谁传的邮件，需要查找的文件存放在了哪里，有没有被误删。
云存储可以彻底免除QQ、U盘、邮件反复传送，拷贝文件的文档协作的混乱局面，将分散在同事电脑中的文档聚合起来根据公司或单位的组织架构上传到云存储集中存储到公司\单位的服务器，安全又放心，即使电脑损坏，员工离职恶意删改也不用担心重要的文件丢失。随时随地只需要一台可以联网的设备，就可以读取云存储里的文件，在线引用给同事，可以一边讨论一边编辑真正的实现了移动办公。
随着互联网经济的发展成熟，大大促进国家的经济效益以及就业，加上政府对云计算的鼓励使得企业网盘步入良性的发展轨道。
企业网盘发展前景
企业网盘在国内受到极大的热捧，在各个行业得到广泛的使用，无论是世界500强企业还是中小型企业都在尝试通过企业网盘完成文档的管理以及归档。
国外影响力比较的企业网盘有：box、office365等，国内比较常见的有云盒子、联想、够快。企业网盘的产业也如雨后春笋功能百花齐放，在各个维度满足着国内市场的需求。
企业网盘发展背景
个人网盘竞争进入白热化，生活存储得到大大的满足，但是在办公领域个人网盘就只能成为简单的备份工具，团队中应有的协作却没办法进行。个人存储的资料也是分散在每个人的个人网盘之中，给公司文件带来许多不安全的因素。
企业网盘行业需求
一般类型企业对企业网盘的需求一般集中在文档共享、能实现文件在线编辑和同事之间进行即时通信。
企业通过私有云让所有的文档都集中存储到云上，这样做对企业能带来哪些好处，一直都是企业客户咨询的问题。
下面给打算给企业上私有化或者文档管理软件的一些基本介绍：
加密的基本前提
文档集中管理不是目的，是为了给企业文档能上传加密营造的基本环境。有了文件加密就不用担心外来人员使用电脑获取企业文件，也不需要担心笔记本等电脑丢失导致企业文件泄漏或者丢失。
共享更加便利
文档集中存储之后，企业内部人员就能随时共享上面的文件，无论是上年还是昨天的都可以在集中存储的私有云上面找到。
实时归档
让文档集中存储也是企业文件归档的一种形式，这样申请去了专人归档的烦恼，做到每时每刻及时归档，为后续查找打下了良好的基础。
真正的移动办公
在企业办公中无论是纸质文档还是电子文档都是需要进行归档管理，那对于这样的企业拥有高效的系统自然会起到事半功倍的效果，也能节省大量的人力物力。下面给正在筹备或者选择文档管理软件的同仁介绍下云盒子。
基于云存储搭建
文档管理离不开对企业内部文档的存储，需要管理的第一步就是能对企业内部所有的文档能进行集中归档，那么软件系统能及时归档就显得尤为重要。拥有云存储能力的云盒子系统在存储方式下是独树一帜的，它通过各个客户端就能实现文档实时上传，完成集中归档的第一步。
版本记录以及管理
文档存储到了系统后，经常需要对上面的内容进行修改，必要的时候还需要跟同事进行分工完成。修改以及协作之中难免会出现错误，比较后觉得之前的版本更好，此时要是传统的文档管理，就完全没有招了，而存储在云盒子系统上的文件就能对文档就行版本恢复，这样以前的版本就能轻松找回。版本除了能记录时间外还能分别记录修改人的账号，使得找回的过程更加明确。
内置搜索功能
企业内部由多个部门组成，文件可以按照部门进行分类存储也可以根据业务类型进行分类存储。不管是根据哪种分类，公司都可以进行企业云存储搭建，让公司文件集中存储后再进行文件的分类管理。云盒子企业网盘的企业文件分类管理办法需要管理员和员工的配合。
对于管理人员
文件分类管理应该要有一个分类标准，云盒子企业网盘系统内置一个管理人员账号，管理人员账号能对文档组织架构的建立起到决定的作用。管理人员通过创建公司部门来建立部门文件夹，并设置某个同事成为部门文件管理员。部门文件管理员可以对部门文件夹进行更细节的文件分类管理。通过这样一级一级的文件管理模式，可以让企业的数据更加清晰地展示，也更易于管理。
管理人员可以针对不同文件，对员工进行文件权限设置，保证员工在自己的权限范围内对公司文件进行操作。例如《公司管理规章制度》等公共文档可以对全体员工设置【只读】权限，保证员工不能对重要企业文件进行修改。另外，需要说明的是，云盒子企业网盘的文件权限是继承的，部门成员可以看到自己所在部门的文件，但要是想看到其他部门文件夹里的文件，就要管理员对其进行设置权限。
近期，云盒子企业网盘PC客户端V6.0更新了在新窗口中打开文件夹的功能。方便用户同时在多个目录进行文件访问、复制、移动等。
操作方式非常简单，在云盒子企业网盘中右键文件夹，选择“在新窗口打开”。
在新窗口中打开的文件夹可执行的操作，与在企业网盘文件窗口一致，都支持新建、上传、排序、搜索等。
当然，你也可以“拆娃式”地不断在新窗口中打开子文件夹。窗口之间支持文件相互拖拽上传（文件去重，秒传）、复制/剪切粘贴。通过快速切换不同的文件窗口，以维持高效率的文件操作。
公安局、社区等政企事业单位，在日常工作中需要收集和填写各种报表，工作量大、任务多、内容杂，经常需要大量的人加班加点整合制作电子版档案目录清单。对此，可以借助云盒子企业网盘提高文件收集、报销整合效率，为基层减负。
企业网盘文件收集的使用场景中，往往需要各部门（单位）、各街道、下属县城、等职能部门专业建档资料，收集的资料包括文字资料、音像、图片资料等，同时要把关键数据、工作资料、重要的统计资料，要认真进行核对，确保资料真实、系统、全面。
例如像单位内部按月、季度的上报材料整合；市级不同辖区分局的材料收集；或是每年的卫生城市评选，各项资料收集建档等。
单位应用云盒子企业网盘后，像这类的需要外部单位协作收集材料，都通过云盒子企业网盘的外链实现单位外部文件快速、高效地收集。
企业网盘是近几年流行的企业文档管理解决方案，特别是私有化的企业网盘，既能满足文档数据独立存储的需求，又能解决传统的Windows共享或Samba服务器权限简单等安全性问题，特别关于文档在线预览的需求，很多内部资料，公司并不希望员工随意下载或打印，甚至将图片或视频外发分享给客户时，也只希望他们在线浏览，而不能下载到本地。
下面说说云盒子企业网盘是如何实现这个需求。
权限控制，设置用户的预览或下载等权限。
对于拥有账号的员工，可以细致地设置账号能否预览、下载、编辑、移动等权限。只授予【预览】预览权限，用户就只能在云盒子企业网盘的内置窗口中查看文档内容，而无法拿到原始文档。
对于分享给没有账号的外部客户或合作伙伴，云盒子企业网盘可以像个人网盘一样，以分享链接的形式将文件分享出去，文件链接也支持控制仅在线浏览，无法下载原件。
OCR识别技术常常应用于识别PDF、票据、证件、表单、车牌等，而今天我们主要探讨云盒子企业云盘中关于OCR识别技术的应用场景之一：纸质文档电子化的OCR识别智能归档工作。
该应用场景是通过OCR技术识别和提取文档关键信息后，利用关键信息进行文档重命名与归档工作。
OCR识别技术应用于资料电子化自动归档的主要工作流程：
1、文档扫描：纸质文档通过扫描仪或高拍仪进行扫描，形成电子版PDF/图像。
2、图像预处理：将图像进行光影处理（灰度化、去噪、二值化）、倾斜校正以及扭曲处理，防止因光线、纸张倾斜影响识别结果。
3、字符切割：利用投影法将图片切割成单个字符或单词。
加密软件已经覆盖90%的制造企业，这并不夸张。制造企业中与业务相关的信息，有80%的文件都会以电子文档的形式存在，这些内部信息往往涉及商业机密甚至是企业的关键技术，一旦泄密有可能给企业，带来较大的经济损失。
为了保护以图纸、标书、专利在内的敏感文件，避免内部文件流转时或者文件外发导致数据泄密，很作公司采购专业的加密软件来给这些敏感文件“上锁”。但后来问题出现了。
问题一：电脑卡顿
加密软件加密人员电脑中的CAD图纸，部分CAD体积较大，打开较大的CAD时电脑卡顿，有些配置较低的电脑，在安装软件后就已经卡顿了，严重影响办公效率。
问题二：外发不便
深秋霜降，气温骤降，注意防寒，多添衣裳。
CAD图纸是制造、设计行业的重要的文件类型，FTP作为风靡一时的存储传输工具，当下很多公司的CAD仍存在FTP中，给内部人员访问共享。显著的成本效益是FTP的优势，但如今，FTP逐渐陷入“能用但不好用”的尴尬境地。
FTP有两大痛点，一是无法在线浏览CAD，二是没有版本管理。这两点严重降低工作效率，也成为“替换FTP”呼声较高的2点理由。要浏览在FTP中的CAD，首先你要先下载，其次本地要装有看图软件，如果图纸很大，下图和开图效率都很低。
云盒子企业网盘作为企业文件管理的解决方案，拥有17年的技术累积，提供10+行业解决方案，对于CAD图纸的存储管理以及安全使用自有一套办法，可完美替代FTP，成为制造企业及设计院的图纸存储共享工具。
下面我们整理8点，让你了解云盒子企业网盘如何提高CAD的协作效率，如何保护企业的CAD数字资产。
1、CAD安全存储与备份
文件安全防泄密技术已经取得了长足的进步，针对不同的安全侧重点，你可以找到很多相关产品及解决方案进行对比选择。本文将从文件集中管理的角度出发，谈谈云盒子在文件存储、加密防外泄以及审计等安全策略，旨在解决文档存储以及协同过程的安全性。希望对每位CIO或CISO有所启发。
一、必要的集中存储：文件集中存储加密
在现代企业和团队中，采用文件集中管存储是一种必要的选择，体现在存储安全性、协作效率、节省存储空间、数据备份与恢复以及满足法规遵从和合规性要求等方面。
云盒子便是集中式的管理风格。云盒子存储加密、文件缓存数据采用AES256/SM2算法加密，密文传输，并通过敏感内容传输审核、终端信任等方式，确保服务器文件的安全性、合规性。
企业网盘是否可以替代加密u盘，成为内部分享文件的主要渠道？目前很多设计院、医院、金融、政府等日常的文件传输为了确保安全性,使用加密U盘来帮助人员、设备之间安全交换文件。
加密U盘虽然严守着文件分享的安全的便捷，但在云存储时代，跟云共享相比，就效果就逊色很多。加密U盘在使用时，需要将U盘插入加密锁中，输入正确的密码后才能访问其中的数据，拔下后文档关闭且文档无法打开。
这种靠人工上传下载，再传递至对方电脑前分享的方式，不仅速度慢，影响工作进度，实际上还存在一定的数据安全风险：
那么企业网盘是否能替换加密U盘，在解决分享效率的问题之后，继而解决这类安全问题？答案是肯定的。
在企业数据安全的管理工作中，我们常常的忽略非常重要的一项，那就是共享文件编辑过程的安全性。当给予用户文件的编辑权，则相当于给用户下载权，内容复制权，而这些操作权限，往往是导致商业数据外泄的根本。
云盒子企业网盘，针对共享文档编辑过程的安全性，提供云文件不落地编辑、区域权限管控以及离线加密等解决方案，帮助企业围堵文件编辑过程的泄密漏洞，帮助增强企业的数据安全防护体系。
1、任意格式文件不落地编辑
比如，用户可以调用本地的AutoCAD的来打开编辑云盘中的CAD图纸，你可以用Photoshop来打开编辑PS文件，用Office来编辑Word，但却无法另存到本地、复制内容到外部中，甚至还可以限制用户的截屏和打印操作，同时页面嵌有水印，达到文件防泄密的效果。
2、多人同时编辑，控制人员区域读写权限
