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企业管理者不得不看！企业文档管理的必要性，以及如何实现企业文档管理？
如果说企业管理是一门复杂的学问，那么企业文档管理则是这门学问的基础课程。因为企业文档包括研发，销售、图纸、财务数据等，种类繁多，体量庞大，而一些内部文档蕴含着企业发展“命脉”，如果不重视这部分的工作，一不小心，企业的发展之路就轻易被别人“拿捏”住了。
当企业管理者意识到企业文档管理必要性，往往伴随这些问题发生：
- 员工使用个人网盘、U盘保存工作资料，内部核心文件是否安全？
- 所有人找资料比较耗时，偶尔还会拿到旧版本。
- 公司项目多，项目参与者多，产出的项目资料更多，如何管理？
企业文档管理的必要性就体现在这几点上，
- 企业文档管理统一了企业文档存储路径，内部核心资料由企业自行掌控；
- 优化内部文档分享方式，从一对一分享到自主获取最新资料；
- 沉淀业务经验，部门、项目资料统一归档，便于成员协作。
对于没有经验的企业来说，想解决文档管理相关问题，却不知首先从哪里下手。其实专业的文档管理工具可以帮助企业快速开展这项工作，云盒子以十几年企业文档云存储研发经验，服务超200万用户的强劲实力，帮助企业梳理该如何进行企业文档管理工作。
统一企业文档存储方式
通过在企业内部搭建云盒子私有云盘，统一企业资料的存储地。从此不再需要U盘或共享盘，通过云盒子实现企业各个阶段的所有文件统一存储，解决内部文件分散在多个设备的问题。
当企业资料汇聚到一起，总共有多少资料？哪些文件需要重点关注，这份方案都被谁编辑、下载或转发过？这些问题都可以通过云盒子产品功能实现，让企业管理者对企业数据资产心知肚明。
统一员工文件访问入口
企业文档集中存储之后，员工就知道该把文件备份至哪儿，该去哪里找文件。云盒子文件管理界面“公私分明”，个人文件和企业文件分开存储，防止个人私人文件参考资料和企业工作文件混在一起难以管理。“我的文档”就像个人网盘一样由个人进行管理与分享，“公司文档”由企业或部门管理员统一管理，所有人都在其职权内访问共享资料。
以结构化目录管理部门和项目资料，沉淀企业知识
云盒子的管理方式是分层级的。每个部门负责人独立管理自己部门的所有文件，这样不仅可以降低系统管理员负担，更重要的是，只有部门负责人才知道部门内部资料的权限如何分配更合理。层层管理，化整为零更好的管理企业文件杜绝混乱，同时向上进一步统一管理整个企业的文件。
项目文档可以归属于公司层级，可以归属于部门层级。每个项目目录由项目负责人管理，也可以随着项目阶段的发展转交给不同负责人和不同部门，灵活管理，并由此不断累积项目经验。
工欲善其事，必先利其器。当企业管理者理解企业文档管理的必要性，善用企业文档管理工具，就能让企业文件管理有序高效，提高效率降低犯错，节约不少时间人力，增加企业发展的软实力。
